I.R.I.S. AG
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52078 Aquisgrana, Germania
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Numero di iscrizione: Tribunale di Aquisgrana HRB 8275
Consiglio di amministrazione: Günter Hensges (Presidente), Ralf Schröder
Presidente CdA: Marc Bory
La presente Informativa sulla privacy spiega come trattiamo i dati personali forniti dall’utente in occasione della partecipazione a nostri eventi, di visite alle nostre sedi o durante l’utilizzo di nostri siti web, app, piattaforme e servizi disciplinati dalla presente Informativa (i nostri “Servizi”).
I.R.I.S. è il responsabile del trattamento dei dati personali, ovvero l’entità che determina “le finalità e i mezzi” del trattamento delle informazioni personali degli utenti o, in altre parole, per quali finalità e in base a quali modalità I.R.I.S. tratta le tue informazioni personali. Per ulteriori dettagli su I.R.I.S., consulta la “Definizione di I.R.I.S.” in calce alla presente Informativa sulla privacy.
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11. Come contattare I.R.I.S.
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Raccogliamo informazioni personali nelle seguenti occasioni:
Analizzeremo di seguito più in dettaglio le modalità di utilizzo delle informazioni raccolte in queste occasioni.
Si tratta di informazioni personali da te fornite durante la creazione di un account online (ad es. i nostri Portali dei partner) che identificano personalmente l’utente e non l’attività, come il nome, la posizione ricoperta all’interno dell’azienda, l’indirizzo email o numero di telefono aziendale. Queste informazioni ci servono per diversi motivi:
I dati personali vengono trattati per rispondere alle richieste e permettere l’identificazione degli utenti. Quando clicchi per chiamarci, potrebbe essere necessario memorizzare il tuo numero di telefono per poterlo usare in futuro come identificativo; ogni volta che compili un modulo elettronico sul nostro sito o su una nostra app potremmo memorizzare i dati identificativi utili per tenere traccia dello storico della tua richiesta e gestirla quindi in modo più efficiente.
Raccogliamo i tuoi dati per iscriverti a un evento verso il quale hai manifestato interesse, per elaborare il tuo pagamento per la partecipazione all’evento (se applicabile) e per fornirti i materiali relativi a tale evento:
ad esempio, raccogliamo il tuo nome, numero di telefono (ti preghiamo di fornire solo il numero di telefono aziendale), i dati di contatto per le emergenze (se assolutamente necessario), eventuali esigenze alimentari speciali e qualsiasi altra informazione necessaria per consentirti di trarre il massimo vantaggio dalla tua esperienza.
Quando accedi e utilizzi i nostri Servizi, potremmo registrare i dettagli delle tue azioni (visite ripetute al sito, interazioni, parole chiave, produzione di contenuti online, cookie, ecc.), in modo da poter costruire “un’immagine” del cliente nel tempo. Ciò comprende le informazioni sui dispositivi e i metodi utilizzati per interagire con i Servizi e i contenuti di I.R.I.S., anche tramite il Portale dei partner.
Uniamo le informazioni comportamentali (come l’attività di navigazione) con i tuoi dati personali, ma non memorizzeremo alcun dato personale relativo ai campi non compilati durante la procedura di iscrizione. Quando l’utilizzo delle informazioni che ti identificano personalmente non è necessario per raggiungere gli scopi indicati in questa sezione, elaboreremo solo le informazioni comportamentali su base aggregata.
Acquisiamo informazioni sul tuo Sistema operativo e sul Browser Internet quando accedi al sito di I.R.I.S. o utilizzi i nostri Servizi, oltre a informazioni che vengono automaticamente registrate durante l’utilizzo dei nostri Servizi (ad es. informazioni richieste, orario, indirizzo IP). Quando richiesto dalle leggi applicabili, prima dell’archiviazione o della memorizzazione nella cache (memorizzazione temporanea) o dell’accesso a dati sul dispositivo dell’utente, ti chiederemo il consenso dopo averti fornito informazioni chiare e complete sulle finalità del trattamento dei tuoi dati personali.
Elaboreremo le tue informazioni comportamentali, le informazioni sui dispositivi e sulle interazioni per i seguenti scopi:
Si tratta di informazioni sui tuoi prodotti I.R.I.S. (ad es. il modello del prodotto, il numero di serie e la data di acquisto), sulla modalità di configurazione e utilizzo dei tuoi prodotti I.R.I.S. (per esempio, impostazioni di scanner e/o software) e sui nostri Servizi, nonché di dettagli sulle tue interazioni con I.R.I.S. tramite il Servizio clienti, per la Garanzia e gli Interventi di manutenzione. A volte queste informazioni sono legate alla tua attività, ma altre volte devono necessariamente essere collegate a te personalmente.
Alcune informazioni rientranti in questa categoria non sono considerate come dati personali, ma adotteremo tutte le misure di protezione necessarie per garantirne comunque la riservatezza. Elaboreremo questi dati per i seguenti scopi:
Per offrirti assistenza nella tua attività e adempiere al contratto che abbiamo sottoscritto sui Servizi, potremmo aver bisogno di raccogliere dati personali per organizzare riparazioni ed eseguire servizi. A tal fine, dovremo fissare degli appuntamenti e pertanto ottenere dati di contatto di qualcuno nella tua azienda. Alcuni esempi:
Quando dobbiamo eseguire interventi tecnici sulla tua infrastruttura IT, potremmo accedere a dati personali in possesso della tua organizzazione. Laddove ci avvaliamo di terzi per le nostre attività, ci assicuriamo di scegliere partner fidati che condividono gli stessi nostri valori.
Per offrire i nostri prodotti e servizi ad altri soggetti che potrebbero essere interessati, a volte riceviamo i tuoi dati di contatto da nostri partner nel settore, così come da associazioni professionali che forniscono queste informazioni alle imprese. Quando otteniamo dati di contatto in questo modo, verifichiamo che non facciano parte di alcun servizio di opt-out nazionale.
Occasionalmente inviamo ai nostri clienti sondaggi e moduli di feedback. Quando fornisci il tuo nome e i tuoi dati di contatto, noi li utilizzeremo per rispondere a qualsiasi feedback, fornirti le informazioni che pensiamo possano interessarti sulla base delle tue risposte e aggiungerti al nostro database di marketing (di solito puoi negare il tuo consenso durante il sondaggio, se non lo desideri).
Terremo archivi sui beni e servizi che acquisterai tramite i Servizi I.R.I.S. Questi ci aiutano a fornire, mantenere, proteggere e migliorare i prodotti e i servizi e a svilupparne di nuovi. Inviamo anche avvisi importanti, quali comunicazioni sugli acquisti o su eventuali modifiche a nostri termini, condizioni e politiche.
Non elaboriamo o memorizziamo i dettagli della tua carta di credito/debito utilizzati al momento dell’acquisto di beni e servizi tramite i Servizi I.R.I.S. I pagamenti per gli acquisti vengono effettuati tramite piattaforme di terzi che non condividono i tuoi dati bancari con I.R.I.S.
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Talvolta è necessario elaborare le informazioni personali per rispettare le leggi e i regolamenti applicabili, ad esempio nei casi in cui abbiamo l’obbligo di segnalare una sospetta frode.
Alla base dell’elaborazione dei dati potrebbero esserci anche altre finalità legate all’aspetto commerciale, tra cui la negoziazione, conclusione ed esecuzione di contratti, la gestione di conti e archivi, il supporto alle attività di responsabilità sociale delle imprese, alle indagini legali, contabili e interne.
I.R.I.S. elaborerà i dati personali dell’utente solo laddove esista una base giuridica per farlo.
La base giuridica dipenderà dalle finalità sopra indicate per le quali abbiamo raccolto e utilizzato i dati personali. In quasi tutti i casi la base giuridica sarà una delle seguenti:
I legittimi interessi di I.R.I.S. comprendono i casi in cui I.R.I.S. debba conoscere i propri clienti in modo sufficientemente dettagliato per poter creare e pubblicizzare nuovi prodotti e Servizi per offrire ai clienti un’esperienza migliore. Ad esempio:
Riserviamo l’accesso ai dati personali alle persone del nostro gruppo di società che hanno “bisogno di conoscere” tali informazioni. Ad esempio, potremmo trasmettere eventuali dati personali che ti riguardano alle nostre realtà commerciali o centri di assistenza locali al fine di fornire i nostri Servizi nel luogo in cui ti trovi.
Ad eccezione di quanto specificato nella presente informativa o nei casi in cui l’utente abbia fornito il proprio consenso, le informazioni personali elaborate quando si utilizzano i nostri Servizi non saranno condivise o divulgate ad altri individui o aziende diversi dalle società del gruppo I.R.I.S. per loro proprio utilizzo.
Potremmo divulgare i tuoi dati personali, a titolo esemplificativo, alle seguenti terze parti, per le finalità di seguito descritte:
Le tue informazioni personali sono salvate su server sicuri e non vengono elaborate per scopi diversi da quelli indicati nella presente Informativa sulla privacy. I server che I.R.I.S. utilizza per memorizzare queste informazioni sono accessibili solo a personale autorizzato e I.R.I.S. garantisce l’adozione di adeguate misure di sicurezza.
Purtroppo, nessuna trasmissione di dati su Internet e nessun sistema di archiviazione dati possono esseri considerati sicuri al 100%. Se hai motivo di ritenere che la tua interazione con noi non sia più sicura (ad esempio, se ritieni che la sicurezza di un account che potresti avere presso di noi sia stata compromessa), ti preghiamo di informarci immediatamente del problema, contattandoci tramite il modulo di contatto sul sito web.
Ci avvaliamo di fornitori e provider di servizi in tutto il mondo. Di conseguenza, i tuoi dati personali potrebbero essere elaborati in Paesi al di fuori del tuo Paese di residenza, anche se vivi in Europa, e alcuni di questi potrebbero garantire meno diritti in materia di protezione dei dati personali rispetto alle norme vigenti nel tuo Paese. Se trasmettiamo informazioni personali in un Paese con standard legali meno rigorosi in materia di protezione dei dati personali, faremo in modo che il tuo diritto alla privacy sia salvaguardato da adeguate misure di protezione, in particolare attraverso l’utilizzo di clausole contrattuali standard dell’UE nel caso in cui le tue informazioni personali siano trasferite al di fuori dello Spazio economico europeo. Contattaci se desideri ricevere maggiori informazioni su queste misure di tutela dei dati.
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Potrai decidere in qualsiasi momento di negare il tuo consenso (opt out) alla ricezione di tali informazioni modificando le preferenze di ricezione email del tuo account o annullando l’iscrizione tramite il modulo contatti del sito web. Segnaliamo che, anche annullando l’iscrizione alle comunicazioni di marketing, potremmo comunque contattarti di tanto in tanto con messaggi di servizio (ad esempio per confermare un ordine effettuato o per confermare i dettagli di consegna).
In alcune giurisdizioni viene garantito il diritto di accedere, correggere, aggiornare, limitare, ricevere una copia elettronica delle proprie informazioni personali o di cancellare i propri dati e di beneficiare degli altri diritti previsti dalla legislazione del tuo Paese. Puoi richiedere di esercitare questi diritti accedendo al tuo account sul Portale Partner (in alcuni casi), facendo clic sul collegamento presente nelle nostre email di comunicazione o accedendo alla relativa sezione sul sito o nelle app I.R.I.S. oppure contattandoci utilizzando il modulo di contatto sul sito web.
Cancelleremo le tue informazioni personali quando non saranno più necessarie per le finalità per cui sono state originariamente raccolte.
Inoltre, la cancellazione può sempre essere richiesta tramite il modulo di contatto sul sito web. Garantiremo immediatamente il rispetto delle disposizioni di legge vigenti al momento della cancellazione.
Hai anche il diritto di impedire che le tue informazioni personali vengano utilizzate per determinati scopi, tra cui l’invio di comunicazioni di marketing. Consulta la sezione ‘Marketing’ qui sopra per maggiori dettagli su come negare il consenso all’invio di comunicazioni di marketing.
Ci occuperemo di tutte le richieste in materia di adempimento dei diritti dell’utente in conformità con la legge applicabile. Precisiamo tuttavia che esistono alcune limitazioni a questi diritti e si potranno verificare casi in cui non saremo in grado di soddisfare le tue richieste. Per qualsiasi richiesta o in caso di domande o dubbi sulle tue informazioni personali, puoi contattarci utilizzando i recapiti indicati di seguito. Hai inoltre il diritto di presentare reclami presso la tua autorità locale per la protezione dei dati.
I.R.I.S. conserverà le tue informazioni personali per tutto il tempo necessario ai fini di quanto indicato nella sezione 2 della presente Informativa sulla privacy e in conformità con i periodi previsti dalle norme e relative prescrizioni applicabili. Questo periodo dovrebbe in genere non superare i 6 anni nella maggior parte delle giurisdizioni. Ad esempio, se hai effettuato un acquisto presso di noi, terremo traccia del tuo acquisto per il periodo necessario per la fatturazione, gli oneri fiscali e la garanzia. Potremmo altresì conservare un archivio della corrispondenza intercorsa con te (ad esempio, se hai presentato un reclamo su un prodotto o sui nostri Servizi) per tutto il tempo necessario per tutelarci da un’azione legale. Cancelleremo le tue informazioni personali quando non ne avremo più bisogno. Precisiamo che quando si annulla l’iscrizione alle nostre comunicazioni di marketing, registriamo comunque l’indirizzo di posta elettronica dell’utente per essere certi di non inviare comunicazioni marketing allo stesso in futuro.
I.R.I.S. non cancellerà le informazioni personali quando si riferiscono a una relazione attiva o a un prodotto/servizio richiesto dall’utente (ad es. un acquisto recente effettuato presso i Servizi I.R.I.S.).
Ti impegni a garantire la qualità delle informazioni fornite nei nostri Servizi. Tutti i dati personali trasmessi a I.R.I.S. devono essere veri, corretti e aggiornati. Ti assumi la piena responsabilità affinché le informazioni che fornisci siano accurate, aggiornate e conformi a questo principio.
Aggiorneremo periodicamente l’Informativa sulla privacy per aggiornare gli utenti tempestivamente sulle attività di elaborazione dati di I.R.I.S. Non intraprenderemo operazioni di elaborazione che potrebbero mettere a rischio i tuoi dati personali e chiederemo il tuo esplicito consenso ove necessario per salvaguardare il tuo diritto alla privacy. Ti terremo aggiornato su eventuali modifiche alla presente Informativa sulla Privacy attraverso i Servizi. Useremo anche eventuali metodi di comunicazione da te indicati per informarti su importanti modifiche alla presente Informativa sulla Privacy. L’utilizzo dei nostri Servizi dopo essere stato informato in modo inequivocabile dell’aggiornamento dell’Informativa sulla Privacy, sarà considerato come l’accettazione dei termini aggiornati.
Per domande o commenti relativi alla presente Informativa sulla privacy potrai contattare I.R.I.S. accedendo al sito I.R.I.S. globale:
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[Definizione di I.R.I.S.]
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Ultima modifica: 18/05/2018