I.R.I.S. AG
Heussstraße 23
52078 Aachen, Duitsland
Tel.: +49 241 920 35 0
www.irisdatacapture.com
Btw-nr.: / USt-IdNr. DE 812365280/
Inschrijvingsnummer/Registernummer: Amtsgericht Aachen HRB 8275
Raad van bestuur/Vorstand: Günter Hensges (voorzitter/Vorsitzender), Ralf Schröder
Voorzitter van de raad van toezicht/Vorsitzender des Aufsichtrates: Marc Bory
Dit privacybeleid legt uit hoe wij de persoonsgegevens verwerken die wij over u verzamelen wanneer u onze evenementen of locaties bezoekt, of websites, apps, platformen en diensten gebruikt die onder dit Privacybeleid vallen (onze “Diensten”).
I.R.I.S. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke informatie, d.w.z., de entiteit die de ‘doeleinden en de middelen’ bepaalt van de verwerking van uw persoonlijke informatie of met andere woorden de toepassingen waarvoor I.R.I.S. uw persoonlijke informatie verwerkt en de manier waarop dit verloopt. Raadpleeg voor meer informatie over I.R.I.S. het gedeelte “Definitie van I.R.I.S.” onderaan in dit Privacybeleid.
Als u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met dit beleid, dient u geen gebruik te maken van onze Diensten.
1. Wanneer dit Privacybeleid van toepassing is
2. Welke informatie wij verzamelen en waarvoor wij die gebruiken
2.1. Om online accounts beschikbaar te stellen
2.2. Reageren op vragen van klanten
2.3. Evenementenbeheer
2.4. Om meer te weten te komen over uw activiteiten
2.5. Ter verwezenlijking van doelstellingen
2.6 Om nieuwe klanten te vinden
2.7. Om enquêtes of prijsvragen te versturen en de resultaten te gebruiken om onze producten en diensten te verbeteren
2.8. Aankoopinformatie
2.9. Betalingsinformatie
2.10. Cookies en andere technologieën
2.11. Wettelijke en regelgevende vereisten en andere zakelijke doeleinden
3. Rechtsgrond voor het gebruik van uw persoonsgegevens
3.1. Onze legitieme belangen
4. Hoe wij uw gegevens delen
4.1. Binnen I.R.I.S.
4.2. Buiten I.R.I.S.
5. Hoe wij uw gegevens beschermen
6. Marketingberichten
7. Hoe u uw rechten kunt uitoefenen
8. Bewaring van uw gegevens
9. Uw verplichtingen
10. Wijzigingen van dit Privacybeleid
11. Contact opnemen met I.R.I.S.
Dit Privacybeleid is van toepassing op de volgende Diensten:
Wij verzamelen persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:
We gaan hieronder dieper in op hoe de in deze omstandigheden verzamelde informatie door ons wordt gebruikt.
Dit zijn persoonsgegevens die u ons verstrekt bij het opzetten van een online account (bijvoorbeeld onze partnerportalen) die u persoonlijk identificeren in plaats van uw bedrijf, zoals uw naam, functie binnen uw bedrijf, zakelijk e-mailadres of telefoonnummer. Wij hebben deze informatie nodig om diverse redenen:
Uw persoonsgegevens worden verwerkt om te reageren op vragen en als hulpmiddel bij het identificeren van gebruikers. Wanneer u klikt om telefonisch contact met ons op te nemen, dienen wij zo nodig uw telefoonnummer te krijgen en kunnen wij dit in de toekomst gebruiken om u te identificeren; ook wanneer u een elektronisch formulier op onze website of in onze app invult, kunnen wij relevante identiteitsgegevens opslaan zodat wij de geschiedenis van uw zoekopdracht kunnen traceren en die efficiënter kunnen verwerken.
Wij verzamelen uw gegevens om u te registreren voor een evenement waarin u interesse hebt getoond, om uw betaling voor dit evenement te verwerken (indien van toepassing) en om u alle benodigdheden voor dit evenement te verstrekken:
Zo verzamelen wij bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer (gelieve alleen uw zakelijke telefoonnummer op te geven), contactgegevens in noodgevallen (voor zover absoluut noodzakelijk), dieetvereisten en andere informatie die nodig is om u in staat te stellen het meeste uit uw ervaring te halen.
Soms registreren wij informatie over uw acties (bijvoorbeeld herhaalde bezoeken aan de website, interacties, zoekwoorden, productie van online inhoud, cookies, enz.) als u onze Diensten opent en gebruikt, zodat we in de loop van de tijd een klantprofiel kunnen ontwikkelen. Daartoe behoren ook gegevens over de apparaten en methoden die u gebruikt om te communiceren met I.R.I.S. Diensten en inhoud, inclusief via een partnerportaal.
We combineren surfgedraggerelateerde informatie (zoals uw browseractiviteit) met uw persoonlijke gegevens, maar we slaan geen persoonlijke gegevens op met betrekking tot de velden die u niet invulde tijdens de registratieprocedure. Indien het gebruik van informatie die u persoonlijk identificeert niet noodzakelijk is voor het bereiken van de doeleinden zoals uiteengezet in deze sectie, zal de gedragsinformatie enkel in geaggregeerde vorm verwerkt worden.
Wij verzamelen informatie over uw besturingssysteem en webbrowser wanneer u een website van I.R.I.S. bezoekt of onze Diensten gebruikt, inclusief informatie die automatisch wordt bijgehouden wanneer u onze Diensten gebruikt (bijvoorbeeld aangevraagde informatie, tijdstempel, IP-adres). Voor zover de geldende wet- en regelgeving dit voorschrijft, vragen wij, voorafgaand aan de opslag of caching (tijdelijke opslag) van of toegang tot uw apparaatgegevens, uw toestemming na het verstrekken van duidelijke en volledige informatie over de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken.
We verwerken uw gedrags-, apparaat- en interactiegegevens voor volgende doeleinden:
Dit is informatie over uw producten van I.R.I.S. (zoals productmodel, serienummer en aankoopdatum), over hoe producten van I.R.I.S. worden ingesteld en gebruikt (bijvoorbeeld scanner- en/of software-instellingen) en onze Diensten alsook bijzonderheden over uw klantendienst en interacties met I.R.I.S. in het kader van garantie en reparaties. Soms is deze informatie gekoppeld aan uw bedrijf, maar op andere momenten moet deze noodzakelijkerwijs aan u persoonlijk gekoppeld zijn.
Een deel van de informatie in deze categorie kwalificeert niet als persoonlijke informatie, maar we nemen alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen om ook de privacy van deze informatie te garanderen. We verwerken deze gegevens voor volgende doeleinden:
Om uw bedrijf te ondersteunen en ons contract voor de Diensten met u uit te voeren, moeten we mogelijk persoonsgegevens verzamelen om reparaties te regelen, bestellingen uit te voeren en diensten te verlenen. Wij moeten afspraken regelen om dat te doen, en moeten daarom de contactgegevens van iemand bij uw bedrijf opvragen. Voorbeelden:
We hebben mogelijk uw bedrijfsgerelateerde persoonlijke gegevens nodig wanneer we aan uw IT-infrastructuur moeten werken. Wanneer we derden moeten inschakelen om aan onze verplichtingen te voldoen, zijn dit vertrouwde partners die dezelfde bedrijfsethiek delen.
Om onze producten en diensten aan te bieden aan anderen die mogelijk daarin geïnteresseerd zijn, verkrijgen wij soms uw contactgegevens van onze partners in de branche alsook van professionele instanties die deze informatie aan bedrijven verstrekken. Wanneer wij op die manier contactgegevens verkrijgen, zorgen wij ervoor dat uw contactgegevens geen deel uitmaken van een nationale opt-outdienst.
Wij sturen onze klanten af en toe enquêtes en feedbackformulieren. Als u uw naam en contactgegevens opgeeft, kunnen wij die gebruiken om op feedback te reageren, u informatie geven die volgens ons, gezien de door u gegeven antwoorden, interessant voor u is, en u aan onze marketingdatabase toevoegen (doorgaans hebt u de mogelijkheid om zich hiertegen te verzetten (opt-out) tijdens de enquête als u niet geïnteresseerd bent).
Wij houden gegevens bij over goederen en diensten die u via I.R.I.S. koopt. Om producten en Diensten te leveren, te onderhouden, te beschermen, te verbeteren en te ontwikkelen. We kunnen u ook berichten sturen over uw aankopen of wijzigingen van onze voorwaarden en beleidsprocedures.
De bank- of creditcard-/betaalkaartgegevens die u gebruikt om via I.R.I.S. goederen en diensten te kopen, worden niet door ons verwerkt noch bewaard. Betalingen voor aankopen verlopen via betaalplatforms van derden die uw bankgegevens niet delen met I.R.I.S.
Cookies en soortgelijke technologieën (bijvoorbeeld web beacons) zijn kleine stukjes informatie die worden gebruikt om technische en/of persoonsgegevens op te slaan, gebruikers van een dienst te identificeren en bepaalde functionaliteiten in te schakelen. Als u meer wilt weten over de cookies die door onze Diensten worden gebruikt en hoe u die kunt weigeren, gaat u naar het Cookiebeleid.
Soms moeten wij uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, bijvoorbeeld wanneer wij vermeende fraude moeten melden.
Er kunnen ook andere bedrijfsgerelateerde doeleinden zijn voor het verwerken van uw informatie, waaronder het onderhandelen, sluiten en uitvoeren van contracten, het beheren van rekeningen en dossiers, het ondersteunen van activiteiten op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen, juridisch, regelgevend en intern onderzoek.
I.R.I.S. verwerkt uw persoonsgegevens alleen als wij een wettelijke basis hebben om dat te doen.
Die rechtsgrond hangt af van de bovengenoemde doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld en gebruiken. Deze rechtsgrond wordt in vrijwel alle gevallen ontleend aan:
De legitieme belangen van I.R.I.S. reiken zo ver nodig is om onze klanten voldoende gedetailleerd te begrijpen zodat wij nieuwe producten en Diensten kunnen creëren en reclame daarvoor kunnen maken en onze klanten een betere ervaring kunnen bieden. Voorbeelden:
We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens binnen onze bedrijfsgroep tot medewerkers die op de hoogte “moeten” zijn van dergelijke informatie. Wij kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens die wij over u verzamelen doorgeven aan onze lokale verkoopbedrijven of lokale servicecentra om onze Diensten te leveren waar u zich bevindt.
Onverminderd de in dit beleid omschreven gevallen of tenzij u toestemming daartoe hebt verleend, zullen wij de persoonsgegevens die worden verwerkt wanneer u onze Diensten gebruikt, niet delen met, noch bekendmaken aan andere individuele personen of bedrijven dan groepsmaatschappijen van I.R.I.S., voor hun eigen gebruik.
Wij kunnen uw persoonsgegevens bekendmaken aan de volgende derden, onder meer voor de doeleinden die hier worden beschreven:
Uw persoonsgegevens worden bewaard op beveiligde servers en worden niet verwerkt voor andere dan de in dit Privacybeleid uiteengezette doeleinden. De servers die I.R.I.S. gebruikt om deze informatie op te slaan zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd personeel en I.R.I.S. zorgt ervoor dat er passende beveiligingsmaatregelen zijn genomen.
Helaas kan geen enkele gegevensoverdracht via het internet of een systeem voor gegevensopslag gegarandeerd 100% veilig zijn. Als u reden hebt om aan te nemen dat uw interactie met ons niet meer veilig is (bijvoorbeeld als u van mening bent dat de veiligheid van een account dat u bij ons hebt, in het gedrang is), moet u ons onmiddellijk op de hoogte stellen van het probleem door contact met ons op te nemen via het contactformulier op de website.
Wij doen een beroep op leveranciers en dienstverleners over de hele wereld. Om deze reden kunnen uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in landen buiten het land waar u woont, ook als u in Europa woont, en dergelijke landen kunnen landen omvatten waar u minder wettelijke rechten hebt met betrekking tot uw persoonlijke gegevens dan volgens uw lokale wetgeving. Als wij persoonsgegevens doorgeven aan een land dat een lager niveau van rechtsbescherming voor uw persoonsgegevens biedt, zullen wij ervoor zorgen dat uw privacyrechten worden beschermd door passende waarborgen in te bouwen, met name door gebruik te maken van de standaardcontractbepalingen van de EU in geval van doorgifte van uw persoonsgegevens uit de Europese Economische Ruimte naar derde landen. Neem contact met ons op voor meer informatie over deze waarborgen.
I.R.I.S. en/of andere groepsmaatschappijen van I.R.I.S. kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor marketingdoeleinden en om u te informeren over andere producten en diensten die volgens I.R.I.S. interessant kunnen zijn voor u en uw bedrijf. U kunt aangeven of u dergelijke informatie wilt ontvangen door het juiste vakje in uw registratieformulier aan te kruisen.
U kunt zich op elk gewenst moment verzetten tegen het ontvangen van dergelijke informatie (opt-out) door de e-mailvoorkeuren van uw account aan te passen of door uit te schrijven via het contactformulier op de website. Als u uitschrijft voor marketingberichten, houd er dan rekening mee dat wij van tijd tot tijd nog contact met u kunnen opnemen via serviceberichten (bijvoorbeeld om een geplaatste bestelling of om leveringsgegevens te bevestigen).
In bepaalde rechtsgebieden hebt u het recht op toegang tot, correctie, bijwerking, beperking, ontvangst van een machinaal leesbare kopie van uw persoonsgegevens of op wissing van uw gegevens alsmede elk ander recht dat van toepassing is in uw rechtsgebied. U kunt verzoeken om deze rechten uit te oefenen door toegang te krijgen tot uw account op het partnerportaal (in bepaalde gevallen), door te klikken op de link in onze gemailde communicatieberichten, door naar de relevante rubriek op de websites of in de apps van I.R.I.S. te gaan of door contact met ons op te nemen via het contactformulier op de website.
Wij zullen uw persoonsgegevens verwijderen zodra die niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld.
Bovendien kunt u te allen tijde om wissing verzoeken via het contactformulier op de website. Wij zullen onmiddellijk het nodige gevolg daaraan geven met inachtneming van de op dat ogenblik geldende wetgeving.
U hebt tevens het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden, zoals om u marketingberichten toe te sturen. Zie het punt “Marketingberichten” hierboven voor meer informatie over hoe u zich kunt verzetten tegen marketing (opt-out).
Wij zullen voldoen aan alle verzoeken om uw rechten uit te oefenen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Gelieve er echter rekening mee te houden dat een aantal beperkingen aan deze rechten verbonden zijn en dat er omstandigheden kunnen ontstaan waarin we niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Om verzoeken in te dienen met betrekking tot uw persoonlijke informatie of indien u vragen of opmerkingen mocht hebben met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, dient u contact met ons op te nemen met behulp van onderstaande gegevens. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.
I.R.I.S. bewaart uw persoonsgegevens zolang wij die nodig hebben ter verwezenlijking van de in punt 2 van dit Privacybeleid uiteengezette doeleinden en in overeenstemming met eventuele bewaartermijnen voorgeschreven in toepasselijke wetgeving en gedurende de geldende verjaringstermijnen. In de meeste rechtsgebieden mag deze termijn doorgaans niet langer zijn dan zes (6) jaar. Indien u bv. een aankoop bij ons deed, houden wij gegevens bij over uw aankoop voor de factureringsperiode en belastings- of garantiedoeleinden. We kunnen ook correspondentie bewaren (bv. als u een klacht hebt ingediend over een product of onze Diensten) en dit zo lang als nodig om ons te beschermen tegen een juridische claim. Wanneer we niet langer uw persoonlijke gegevens hoeven te bewaren, zullen we deze verwijderen. Gelieve er rekening mee te houden dat wanneer u zich afmeldt voor onze marketingcommunicatie, we uw e-mailadres zullen bijhouden om ervoor te zorgen dat we u in de toekomst geen marketing-e-mails meer sturen.
I.R.I.S. zal uw persoonlijke informatie niet verwijderen indien deze gerelateerd is aan een actieve relatie of aan een product of dienst waar u expliciet om vroeg (bv. een recente aankoop bij een I.R.I.S.- Dienst).
U staat garant voor de kwaliteit van de informatie die u in het kader van onze Diensten verstrekt. Alle persoonsgegevens die u naar I.R.I.S. verzendt, moeten juist en nauwkeurig zijn en up-to-date worden gehouden. U draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de juistheid van uw informatie juist en werkt deze bij waar nodig.
Wij zullen ons Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om ervoor te zorgen dat u onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de gegevensverwerkende activiteiten van I.R.I.S. Wij voeren geen verwerkingen uit die uw persoonsgegevens in gevaar kunnen brengen, en vragen waar nodig uw uitdrukkelijke toestemming om uw recht op privacy te beschermen. We houden u op de hoogte van wijzigingen in dit privacybeleid via de Diensten. We maken verder ook gebruik van een van de door u aangegeven communicatiemiddelen om u te informeren over belangrijke wijzigingen van dit privacybeleid. Indien u gebruik blijft maken van onze Diensten nadat u op de hoogte bent gebracht van het bijgewerkte privacybeleid, gaat u akkoord met de bijgewerkte voorwaarden.
Met vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunt u contact opnemen met I.R.I.S. via zijn internationale website:
U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer) van I.R.I.S. via: [email protected]
Wij hopen dat I.R.I.S. eventuele problemen die u hebt, kan oplossen. Als u echter nog steeds niet tevreden bent, kunt u een klacht indienen bij uw lokale gegevensbeschermingautoriteit.
U kunt ook contact opnemen met I.R.I.S. Onze dochterondernemingen worden onderstaand gespecificeerd per locatie:
[Definitie van I.R.I.S.]
Met vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunt u contact opnemen met I.R.I.S. via zijn internationale website:
U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer) van I.R.I.S. via: [email protected]
Wij hopen dat I.R.I.S. eventuele problemen die u hebt, kan oplossen. Als u echter nog steeds niet tevreden bent, kunt u een klacht indienen bij uw lokale gegevensbeschermingautoriteit.
U kunt ook contact opnemen met I.R.I.S. Onze dochterondernemingen worden onderstaand gespecificeerd per locatie:
[Definitie van I.R.I.S.]