ecm:one est une jeune start-up dynamique basée à Münster, en Allemagne. Elle est spécialisée dans la numérisation à coûts maîtrisés des processus d’entreprise. Martin Odinius, PDG et fondateur, a 18 ans d’expérience dans la mise en œuvre de systèmes de gestion de contenu dans les petites et moyennes entreprises.
Les 20 et 21 février 2018, Beyond Conventions ont eu lieu au siège de thyssenkrupp à Essen. Cet événement permet aux start-ups de présenter leurs projets à 5 grandes entreprises allemandes (thyssenkrupp, innogy, Funke Medien NRW, Open Grid Europe et Schacht One) en répondant à différents défis. Parmi plus de 200 candidatures, ecm:one a pu se qualifier pour la finale du défi « Moteur de mise en correspondance de produits » de thyssenkrupp.
Chez thyssenkrupp Materials, nous recevons jusqu’à 130 000 commandes par an, dont près de 50 % par courrier ou par fax. Elles doivent être traitées par notre service clientèle sur les différents sites respectifs. Cela signifie que chaque employé responsable doit rechercher dans le système SAP chaque ligne de la commande, ce qui demande un effort considérable.
Les demandes de renseignement et les commandes contiennent généralement le nom du client, ses coordonnées et entre 3 à 5 lignes pour la mise en correspondance de produits qui doivent être associées à l’une des quelques 100 000 fiches référentes. Le niveau de structuration des données varie fortement d’un document à l’autre. Alors que près de 50 % des documents sont bien structurés sous forme de tableaux et avec des identifiants uniques, d’autres documents n’ont pas de structure claire et peuvent même faire référence à des documents déclassés. Autre difficulté : certaines données sont fournies par le client dans une langue qui doit d’abord être traduite pour la mise en correspondance de produits dans le système. Environ 50 % des fax et des mails ne sont pas structurés, ce qui rend très difficile l’automatisation des prises de commande. La solution : un logiciel de capture de données permettant, de façon automatisée, la mise en correspondance de produits dans SAP à partir de documents semi-structurés et non structurés.
Tout le défi réside dans le fait de définir un processus automatisé, une méthodologie intelligente et une technologie appropriée pour l’enregistrement des demandes et des commandes des clients.
La réponse proposée par ecm:one repose sur le logiciel de capture de données IRISXtract™ et sa solution dédiée à l’automatisation des prises de commande. Le logiciel a ainsi été augmenté pour pouvoir non seulement saisir les données du client, l’adresse de livraison, la date de livraison et les postes individuels, mais aussi pour lier les lignes articles aux articles de la base de données. Cette mise en correspondance de produits doit se faire parmi quelque 100 000 fiches référentes. Un algorithme intelligent a donc été spécifiquement développé pour identifier avec précision les articles en utilisant des dimensions et des données historiques, à partir d’enquêtes et de commandes structurées et non structurées. Une fois les données capturées dans les commandes, la solution proposée par ecm:one les communique au système back-end de thyssenkrupps, SAP, pour un traitement ultérieur.
Thyssenkrupp nous a mis au défi de prouver que des niveaux élevés d’automatisation sont possibles pour des processus métier importants. Nous avons atteint la finale grâce à la solution innovante d’IRIS pour l’automatisation des prises de commande.
Martin Odinius, Fondateur, ecm:one
