IRIS-Partner: Canon Germany
Die manuelle Verarbeitung von Lieferscheinen ist für viele Logistikunternehmen noch immer mit einem hohen administrativen und zeitlichen Aufwand verbunden. Deshalb hat Canon einen digitalen Workflow für die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen bei VCK Logistics implementiert, der auf der OCR-Software IRISXtract™ basiert. Der Workflow nimmt den Mitarbeitern den Papierkrieg ab, verbessert die Prozessqualität und stellt einen signifikanten Schritt hin zu einem vollkommen automatisierten Prozess dar.
VCK Logistics ist auf individuelle Transportlogistik im Bereich Projekt- und Vertragslösungen für die mobile Kommunikation spezialisiert. Eingehende Lieferungen werden nach Kundenwünsch neu zusammen gestellt und an die mobilen Aussenstellen geliefert. Alle Lieferscheine von eingehenden Sendungen wurden zuvor manuell in Ordnern abgelegt. Für die Weiterleitung wurden alle Lieferscheine kopiert und an der wieder zusammengebauten Sendung angebracht. Dank des konstanten Wachstums des Warenumschlags erwies sich dieses Verfahren zunehmend als zeitaufwändig. Die Fehlerquoten erhöhten sich und waren nicht mehr akzeptabel. Bei Mehrdeutigkeiten oder einer falschen Sortierung in aktuelle Dossiers war auch die Suche in Ordnern mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.
„Wir wollten unseren internen Lieferscheinverkehr durch Digitalisierung vereinfachen. Deshalb mussten auch die Prozesse für den Warenausgang schneller und einfacher werden“, erklärt Jacqueline Dewald, Projektmanagerin bei VCK Logistics. Wir wollten Lieferscheine scannen und vernichten, nachdem sie von den Sendungen entfernt wurden. Die Zuordnung der gescannten Dokumente auf der Grundlage einer Auftragsnummer sollte in einem Dokumentenmanagementsystem automatisiert werden, sodass die Mitarbeiter dann die Bearbeitung der Sendungen übernehmen konnten. „Wir wollten auch in der Lage sein, die Daten von dieser Lösung unseren Kunden zur endgültigen Archivierung zu übergeben, nachdem die Sendung abgeschlossen wurde“, sagt Jacqueline Dewald. Angesichts von ca. 400 ausgehenden Sendungen pro Monat und dem resultierenden Lieferscheinvolumen von 360.000 Blatt pro Jahr erwartete das Unternehmen eine deutliche Verbesserung und Beschleunigung der Bearbeitung von Lieferscheinen.
Nach eingehenden Marktrecherchen entschied sich VCK Logistics für die auf der OCR-Software IRISXtract™ von IRIS basierende Lösung von Canon mit anschließender Übermittlung der Geschäftsprozessdaten an das Dokumentenmanagementsystem Therefore.
In einem ersten Schritt wurden die manuelle Datenerfassung und die Speicherung von Lieferscheinen abgeschafft. Nach dem Scannen mit einem professionellen Dokumentenscanner von Canon werden die Datensätze mit allen relevanten Lieferscheininformationen automatisch erstellt. Dann werden die einzelnen Dossiers in den Massendateien einfach per Mausklick mit digitalen Trennblättern getrennt. Diese Dokumentsätze werden zur Analyse an IRISXtract™ übermittelt. Ein automatischer Import gleicht die Daten von angekündigten Sendungen aus einem anderen System bei VCK Logistics mit den gescannten Daten ab. Nicht erkannte Dokumente werden von den Mitarbeitern einzeln geprüft. „Die fertigen Dossiers werden dann über eine standardisierte Schnittstelle in den Therefore-Arbeitsbereich übertragen, wo sie dauerhaft gespeichert und verarbeitet werden. Sie warten dort auf die weitere Bearbeitung“, sagt Albrecht Hermann, zuständiger Produktmanager bei Canon Deutschland.
Die Lösung wurde erweitert und unterstützt nun auch eingehende PDF-Dateien. Mehrseitige Lieferscheine im TIF-Format werden in das neu erstellte Importverzeichnis von IRISXtract™ importiert und können bearbeitet werden. Der Prozess erwies sich als so erfolgreich, dass heute nahezu alle Lieferscheine digital eingehen und nur in Ausnahmefällen vor Ort gescannt werden muss.
„Die Verbesserung der Prozesse hat uns überzeugt. Wir sind sogar noch einen Schritt weitere gegangen und haben den Rechnungseingang digitalisiert“, ergänzt Projektmanagerin Dewald. „Deshalbmöchten wir die interne Zuordnung und anschließende manuelle Bearbeitung deutlich verkürzen. Wir haben also unsere Lösung mit Canon erweitert, sodass sie auch eingehende Rechnungen bearbeitet“, so Jacqueline Dewald. Pro Jahr werden ca. 12.000 Seiten von eingehenden Rechnungen verarbeitet.
Dank der Lösung von Canon übernehmen die Sachbearbeiter von VCK Logistics nun alle buchungsrelevanten Rechnungsprüfungen und die abschließende Bearbeitung jeder Rechnung. Die Workflow-Funktion startet automatisch, nachdem der Datensatz in Therefore gespeichert wurde, und gibt das Signal für die Verarbeitung. Die geprüften und freigegebenen Datensätze werden dann an die Buchhaltung weitergeleitet.
„Der gesamte Prozess spart Zeit und Geld, und seine Qualität wurde entscheidend verbessert“, sagt Albrecht Hermann. Die Daten werden über eine Schnittstelle zur Buchung an die Datev-Software übertragen. Auch die Erfassung der verbleibenden Lieferscheine von Drittfirmen wurde dank der inbegriffenen Hardwarekomponente in Form eines leistungsstarken Canon DR-Scanners wesentlich vereinfacht. Die vordefinierten Indexfelder eines jeden Lieferscheins werden automatisch ausgefüllt Da verschiedene Standards und Formate gescannt werden, können wir durch eine automatisierte Erfassung gemäß definierten Schlüsselwörtern und Ziffern die gewünschte Beschleunigung bei der Erstellung von Datensätzen erreichen.
„Heute ist die systemseitige Datenerfassung wesentlich einfacher. Wir können diesen Service dank der digitalisierten Prozesse deutlich beschleunigen“, sagt Jacqueline Dewald. „Das Projekt mit Canon hat uns von den Vorteilen der Dokumentdigitalisierung überzeugt, und wir erweitern die Lösung auf andere Abteilungen.“
Dank des digitalen Workflows entfällt die zeitaufwändige Bearbeitung von Papierakten und unsere Prozesse werden entscheidend beschleunigt.
Jacqueline Dewald, Projekt- und Einkaufsmanagerin, VCK Logistics
