IRIS-Partner: Canon Germany
Einer der Schwerpunkte der Kanzlei Brinkmann Rechtsanwälte ist das Forderungsmanagement. Dies beinhaltet eine große Anzahl von Dokumenten, die auf dem Postweg eingehen und auf die 12 Standorte der Kanzlei verteilt werden. Wolters Kluwer und Canon haben zusammen mit der Kanzlei eine auf IRISXtract™ basierende neue Lösung für die digitale Poststelle entwickelt, die das automatische Scannen und die Zuordnung zahlreicher juristischer Dokumente zum jeweiligen Fall und Sachbearbeiter sicherstellt.
Die Software AnNoText von Wolters Kluwer dient als zentrales System zur Verwaltung von Fallmaterial und Dokumenten. Jedes Büro hat seine eigene SQL-Datenbank in AnNoText gepflegt. Die Mitarbeiter haben den Dateien dann ihre eigenen Fallmaterialnummern zugeordnet. Die eingehende Post wurde von Hand in der Poststelle sortiert und manchmal per Kurier an die Anwälte oder Sachbearbeiter in anderen Büros gesendet. Danach wurden die zu archivierenden Dokumente an die Poststelle zurückgegeben, so dass sie gescannt und manuell dem Fallmaterial in der Registrierung zugeordnet werden konnten.
Bei rund 8.000 eingehenden Dokumenten pro Tag wurden die Nachteile des Prozesses immer deutlicher: Lange, manchmal falsch Postwege und keine Sicherheit in den Verfahren, da diese nicht überwacht oder protokolliert wurden. „Wir wollten den Prozess automatisieren und als ersten Schritt das Scannen juristischer Dokumente umsetzen. Die juristischen Dokumente sollen unmittelbar nach der Datenerfassung dem entsprechenden Büro zugewiesen werden“, sagt Kanzleimanager Jürgen Aust und nennt dabei die wichtigste Anforderung. Die eingehende Post wird zukünftig digitalisiert, erhält eine eindeutige Fallmaterialnummer und wird dann an AnNoText übertragen. Der digitale Arbeitsablauf für die zuständigen Anwälte und Sachbearbeiter wird damit grundlegend automatisiert.
Aufgrund der langjährigen Beziehung zwischen Brinkmann Rechtsanwälte und Wolters Kluwer war die Partnerschaft zwischen Canon und Wolters Kluwer eine Gelegenheit für ein branchenweites Pilotprojekt für die Kanzlei. Die Vorgehensweise für die digitale Bearbeitung juristischer Dokumente und die logische Zuordnung zu Fallmaterial wurde in zwei Workshops ausgearbeitet. Zukünftig werden die Dokumente direkt in der Poststelle gescannt und von der OCR-Lösung IRISXtract™ von Canon eingelesen und automatisch dem Fallmaterial hinzugefügt.
„Wir haben die neuen digitalen Arbeitsabläufe zuerst in zwei unserer zwölf Büros eingeführt“, sagt Kanzleimanager Aust. Die Administratoren haben auf diese Weise einen papierlosen Workflow umgesetzt. Nach der Erfassung erhalten sie ein ToDo und werden direkt zu dem gescannten Dokument in der vertrauten Schnittstelle in AnNoText weitergeleitet. Die wichtigste Kennung für jede Datei ist die eindeutige Fallmaterialnummer. Außerdem sind weitere Kriterien vorhanden, die IRISXtract™ erkennt, um die ordnungsgemäße Zuordnung sicherzustellen: Herkunft eines Dokuments – Gerichte, Behörde oder Schuldner. „Wir haben die Software zur Identifizierung trainiert und von Anfang an sichergestellt, dass die Anforderungen nicht zu hoch waren, damit wir sofort produktiv werden konnten“, erklärt Jürgen Aust. Auf diese Weise stieg die Quote der automatischen Erkennung von anfänglich 80% innerhalb weniger Wochen auf 90%. Dank der Power von IRIS kann die eingehende Post heute in gemischten Stapeln gescannt werden. Die Zuordnung wird zuverlässig im Hintergrund ausgeführt. Die Kanzlei bietet Ihren Mandanten die relevanten Transaktionen über ihr eigenes Portal und kann somit den aktuellen Status der Forderungsverfahren jederzeit verfolgen.
Mit der Lösung von Canon and Wolters Kluwer hat die Kanzlei Brinkmann Rechtsanwälte den Personalaufwand für die Erfassung und Zuordnung von juristischen Dokumenten halbiert. Die Dokumente werden heute schneller und reibungsloser bearbeitet als zuvor. Außerdem spart die Kanzlei Platz im Archiv, da nur ca. 10% der Dokumente aufbewahrt werden.
„Wir haben in diesem Pilotprojekt ein Produkt erstellt, das reif für die Serienproduktion ist und echten Mehrwert insbesondere für große Kanzleien wie unsere bietet, selbst vor der Hintergrund der gesetzlich vorgeschriebenen Digitalisierung von legalen Akten“, sagt Jürgen Aust. Lange Ablage- und Suchzeiten sind nun ein Ding der Vergangenheit. Nur unleserliche Dokumente werden noch von Hand bearbeitet. Die protokollierten Prozesse haben die Fehlerquote der Bearbeitung gesenkt und beschwerliche Postwege beseitigt. Darüber hinaus war die Lösung in einigen wenigen Wochen betriebsbereit und wird schrittweise auf die gesamte Kanzlei erweitert. Die Integration von E-Mails und Fax-Nachrichten in das IRIS-System ist in Planung.
„Wir haben digitale Arbeitsabläufe eingerichtet und gleichzeitig die automatische Zuordnung der Dokumente in den korrekten Dateien sichergestellt“, stellt Jürgen Aust zufrieden fest. Von den rund 8.000 Dokumenten, die täglich auf dem Postweg eintreffen, werden ca. 2.500 Dokumente gescannt und automatisch ab dem Start des Projekts zugewiesen. Diese Zahl steigt ständig mit der Erweiterung der Lösung. AnNoText und die Dokumentenscanner und die Lösung für die digitale Poststelle IRISXtract™ von Canon werden als Paket unter dem Produktnamen „Mailroom Premium – The Autopilot for Documents“ vertrieben. Vorhandene Installationen von AnNoText, z. B. in der Kanzlei Brinkmann, können mit „Mailroom Premium“ erweitert werden.
Mit Mailroom Premium von Canon und Wolters Kluwer haben wir die Erfassung und Zuordnung der eingehenden Post für mehrere Büros optimiert. Wir sparen bereits heute 50% der zuvor erforderlichen Kapazität und werden die Lösung noch erweitern. Insbesondere für Kanzleien mit einem hohen Eingangspostvolumen ist diese Automatisierung wichtig, um Mandanten in der Zukunft echten Mehrwert zu bieten.
Jürgen Aust, Kanzleimanager, Brinkmann Rechtsanwälte
