Angesichts des wachsenden Volumens an Lieferantenrechnungen sowie digitalen und gedruckten Dokumenten verfolgt der Verein für Altersbetreuung im oberen Fricktal (VAOF) das Ziel, das Dokumentenaufkommen zentral und auf moderne Weise zu bearbeiten und dabei den administrativen Aufwand der Mitarbeitenden – insbesondere im Kreditoren- und Personalwesen – erheblich zu reduzieren. Dabei setzt die Institution auf die Lösungen IRISXtract™ und Therefore™ aus dem Hause Canon.
Der «Verein für Altersbetreuung » VAOF wurde bereits 1970 in Frick gegründet und betreibt Alters- und Pflegezentren sowie Alterswohnungen auf gemeinnütziger Basis und ermöglicht Menschen im Alter auf diese Weise, so lange wie möglich zu Hause leben zu können. Derzeit betreut und vermietet der Verein zwei größere Alterszentren mit insgesamt 220 Pflegebetten und 100 Alterswohnungen und beschäftigt rund 360 Mitarbeitende.
In den vergangenen Jahren haben sich Altersinstitutionen immer mehr zu Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Das Ziel ist, in Zusammenarbeit mit anderen Anbietern sowie den Gemeinden eine möglichst dezentrale Altersversorgung in der ganzen Region sicherzustellen. Diese Aufgabe stellt alle Beteiligten vor Herausforderungen.
Für den Geschäftsführer der VAOF, Andre Rotzetter, bestand deshalb Handlungsbedarf:
«Wir haben uns entschieden, die digitale Transformation voranzutreiben, da die Ressourcen in unserer Pflegeeinrichtung sehr knapp sind.» In den letzten Jahren ist der administrative Aufwand deutlich angestiegen, was zu Engpässen geführt hat. Letztlich werden die Ressourcen beim VAOF bei den Menschen benötigt und nicht in der Administration.
Der Verein für Altersbetreuung setzt dabei auf zwei Lösungen aus dem Hause Canon: zum einen auf I.R.I.S. zur automatisierten Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung sowie zur Digitalisierung und Prozessoptimierung im Personalwesen. Zum anderen auf die Dokumentenmanagement-Lösung Therefore™, die nun die Workflows sowie Teile der Betriebsprozesse steuert. Die Kombination dieser beiden Lösungen ermöglicht die rechtsgültige digitale Ablage von Dokumenten, so dass der Datenschutz gewährleistet ist und die richtige Dokumentenstruktur eingehalten wird.
Diese Aspekte waren mit ausschlaggebend dafür, dass die Wahl auf Canon gefallen ist. Die eingesetzten Lösungen verschaffen der VAOF mehr Flexibilität und Transparenz sowie eine Sicherstellung von Zugriffsberechtigungen auf sensible Daten. Zusätzlich gewährleistet die Dezentralisierung Ortsunabhängigkeit, was bei der Betreuung mehrerer Standorte sehr hilfreich ist.
VAOF verarbeitet mit Hilfe von IRISXtract™ Accounts Payable zwischen 12’000 und 15’000 Rechnungen pro Jahr. Dank der Lösung werden relevante Rechnungsdaten extrahiert, geprüft und dem Kreditor automatisch zugeordnet. «Unser Automatisierungsgrad mit IRISXtract™ liegt bei fast 100%», berichtet Thomas Wininger, Buchhalter bei VAOF. Ein klarer Vorteil dieser Lösung ist die Zeitersparnis. Durch die Prozessautomatisierung konnten 40% Ressourcen in der Administration eingespart werden. Diese werden nun in der Pflege für Personen, die ans Bett gebunden sind, eingesetzt. Darüber hinaus ist die Lösung für die Anwender:innen intuitiv und einfach zu bedienen. Wenn Rechnungen freigegeben sind, werden die Daten im Anschluss automatisch in das ERP-System Lobos4 übertragen. Durch die Digitalisierung der Dokumente werden zusätzliche Kosten eingespart, da ein Papierarchiv überflüssig ist. Nicht nur die Arbeitsabläufe werden somit wesentlich effizienter, das papierlose Arbeiten wirkt sich positiv auf die Nachhaltigkeit aus, weil CO2- Emissionen bei der Papierherstellung sowie bei den Druck- und Zustellprozessen entfallen. Ein weiterer Vorteil in der Buchhaltung ist, dass keine Verzugsmahnungen, verlorene Dokumente oder Duplikate mehr vorhanden sind. Skonti können einfach sichergestellt werden und verschaffen der VAOF bessere Lieferantenbeziehungen.
Die Lösungen von Canon konnten nicht nur in der Buchhaltung zu Optimierungen beitragen, sondern auch im Personalwesen. Der Einsatz von IRISXtract™ und Therefore™ HR führte zu erheblich einfachen gestalteten Prozessen. «Im Hinblick auf Datenschutz ist die Lösung im Personalbereich für uns sensationell. Es haben nur diejenigen Personen Zugriff auf die Daten bzw. Einblick in die Dokumente, die auch tatsächlich über die notwendige Berechtigung verfügen», berichtet Tamara Taiani, Personalwesen bei VAOF. Die Daten und Prozesse für die Verwaltung der 360 Mitarbeitenden sind alle digitalisiert.
Das heißt, dass die automatische Zuordnung der Dokumente in die richtigen Personaldossiers vollständig digitalisiert abläuft. Dank der KI-basierten Technologie von IRISXtract™ sind alle Dokumente der Mitarbeitenden von Ein- bis zum Austritt ausnahmslos im richtigen Dossier digital abgelegt. Des Weiteren wird mit Therefore™ die Einhaltung gesetzlicher Regelungen und Datenschutzrechtlinien kontrolliert gewährleistet -wie zum Beispiel das digitale Löschen von sensiblen Daten. Die Akten werden entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Frist automatisch aus der Datenbank gelöscht.
Dank des Einsatzes von IRISXtract™ und Therefore™ konnte VAOF seine Prozesse deutlich optimieren. Der Automatisierungsgrad mit IRISXtract™ liegt bei fast 100%, was zu einer enormen Zeitersparnis führt. Die erheblich schnellere Bearbeitung des täglichen Posteingangs erlaubt nun eine zeitnahe Versorgung der Bewohner:innen. 40% der Ressourcen, die in der Administration eingespart werden, kommen nun der Betreuung und Pflege zugute. Eine schnellere und zentralisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht ein effizientes Arbeiten über die verschiedenen Standorte hinweg.
Die Zusammenarbeit mit Canon ist sehr unkompliziert. Ein solches Projekt verläuft – insbesondere zu Beginn – nicht ohne Fehler. Gerade dann ist es wichtig, einen Partner zu haben, mit dem diese Probleme zu bewältigen sind. Gemeinsam mit Canon hat das tipptopp geklappt.
Andre Rotzetter, Geschäftsführer VAOF
