Traitement électronique des factures dans l'industrie manufacturière

IRISXtract™ et son module XMailFetcher

ITT Cannon est un fabricant leader mondial dans le domaine des connecteurs et des solutions d’interconnexion pour environnements difficiles. Il reçoit quotidiennement un grand nombre de documents. Ces documents comprennent des factures, des bons de commande, des notes de crédit et des bons de livraison. Beaucoup d’entre eux sont envoyés par e-mail au format PDF ou XML.

Après avoir importé les courriels dans IRISXtract™ à l’aide du module complémentaire XMailFetcher, les factures jointes sont analysées par l’application de comptabilité fournisseurs. En fonction de leur type, les factures sont envoyées à deux flux de travail différents dans IRISXtract™. D’une part, les index clés des factures électroniques sont récupérés à partir du XML, complétés par des métadonnées supplémentaires capturées par IRISXtract™ tandis qu’un fichier PDF est créé pour permettre une future lecture humaine. D’autre part, les index clés des factures PDF sont capturés à l’aide de la solution de dématérialisation des factures fournisseurs utilisant le moteur OCR d’IRIS. Ensuite, toutes les factures sont envoyées dans le système ERP d’ITT Cannon dans un format de fichier harmonisé avec leurs métadonnées.

Avantages de la solution

L’harmonisation de l’importation des factures électroniques et des factures PDF a permis d’accroître l’efficacité de la comptabilité fournisseurs d’ITT Cannon. Elle a également réduit l’effort manuel et augmenté la fiabilité et la qualité de l’administration des documents. En transformant ses documents en format numérique, ITT Cannon a pu fournir un accès facile à ses utilisateurs et contrôler ses processus sans effort.

La capacité d’IRISXtract™ à automatiser à la fois les factures électroniques et les factures PDF dans une seule application combinée nous a permis d’améliorer nos processus et de réduire considérablement notre charge de travail quotidienne. Les technologies intelligentes de reconnaissance de documents d’IRIS et son savoir-faire en matière de comptabilité fournisseurs ont grandement contribué à la réussite de ce projet.

Jo-Ann Hanselmann, IT Manager Europe, ITT Cannon GmbH