Le groupe Douglas est l’une des principales entreprises commerciales d’Europe, présent dans cinq secteurs d’activité différents avec ses filiales Douglas (parfumerie), Thalia (librairie), Christ (bijoutier), Appelrath-Cüpper (mode) et Hussel (confiserie).
Au printemps 2002, Douglas Corporate Service GmbH (DCS) et Douglas Informatik Service GmbH (DIS), deux fournisseurs de services internes du groupe Douglas, ont décidé d’implémenter avec le logiciel IRISXtract™ une solution de capture de comptes fournisseurs et de traitement des factures d’achat.
La solution IRISXtract™ a été intégrée au système SAP for Retail afin de créer une solution ERP. Compatible avec de nombreuses interfaces, les adaptations d’IRISXtract™ ont été simples à effectuer.
Au début, l’installation traitait 250 000 factures d’achat par an pour les 83 librairies Thalia. Depuis lors, la solution de capture de comptes fournisseurs a été étendue et est utilisée par presque toutes les entreprises du groupe Douglas. Pas seulement en Allemagne, mais aussi en France, en Espagne et au Portugal. Pour chacun de ces pays, les processus de traitement des factures d’achat ont été adaptés sur-mesure.
Pour les 300 magasins spécialisés Hussel en Allemagne et en Autriche, ces adaptations ont essentiellement concerné l’optimisation de la capture de texte manuscrit. Chaque jour, chacun des magasins rédige et soumet un relevé de caisse manuscrit à Douglas Corporate Service. Cela comptabilise quelque 7 200 rapports par mois, généralement écrits par des personnes différentes. Depuis 2004, le logiciel de reconnaissance et de capture de texte manuscrit IRIS enregistre chacun de ces rapports. Avec un taux de reconnaissance supérieur à 85 %, les résultats parlent d’eux-mêmes.
Le processus d’approbation est un élément important, mais parfois complexe de la comptabilité financière, en particulier pour le traitement des factures d’achat. En fonction de leur degré de rigueur, certains flux de travail nécessitent que chaque transaction soit approuvée. Le groupe Douglas utilise Maxflow, une solution créée par WMD (un partenaire IRIS), basée sur SAP Business Workflow. Le système contrôle les processus de test et d’approbation de la grande majorité des factures d’achat traitées par Douglas. L’accès électronique aux données est particulièrement important pour les équipes de gestion, qui sont désormais en mesure d’approuver les factures d’achat en cours.
Nous disposons aujourd’hui d’un département de service interne composé de 10 employés. Tous travaillent pour garantir que le système IRIS capture et traite correctement les 1,2 million de factures chaque année.
Petra Wagner, Responsable du département DMS chez Douglas Corporate Services GmbH
