Partenaire IRIS: Canon Suisse
En Suisse, United Group reçoit chaque année environ 5 000 factures de fournisseurs pour la saisie des factures. Elles sont fournies sous forme physique ou sous forme numérique, au format PDF, envoyées aux messageries dédiées de l’entreprise. La capture des factures physiques est réalisée par un processus préalable de numérisation. Il a été possible de récupérer 85 % des documents numériques à l’aide de XMailFetcher directement depuis la messagerie et de les transmettre à l’application Accounts Payable.
Toutes les données pertinentes des factures sont extraites avec l’application IRISXtract™ AP, analysées (reconnaissance multiformat), puis transmises au principal ERP ABACUS via l’interface ABACUS, le tout de manière largement automatisée. Après achèvement du processus, un document compressé PDF-A est automatiquement créé à partir de ces documents.
Lorsque des factures contiennent une référence de commande, celle-ci est automatiquement contrôlée/recoupée par IRISXtract™ et, dans l’idéal (95 % des cas), directement transmise en écriture pour paiement. Les factures sans référence de commande sont automatiquement dirigées vers le processus d’approbation défini. Les factures des fournisseurs seront archivées dans Therefore™, une archive de Canon conforme aux exigences d’audit.
Mise à disposition d’une solution de facturation automatique pour la saisie des factures, disponible 24/7 toute l’année. La facture est réceptionnée sous 24 heures par le responsable. Contrôle automatisé des factures par IRISXtract™, en tenant compte de toutes les dispositions légales. Aucun contrôle manuel n’est requis. Gain de productivité et optimisation des processus
Grâce au traitement automatisé des factures, nous pouvons désormais également employer des collaborateurs sans connaissances comptables pour la réception des factures. De plus, grâce à IRISXtract™, nous pouvons nettement optimiser nos processus d’entreprise et assurer la transparence sur l’intégralité de nos processus, et nous sommes également en mesure de réduire nos coûts. Nous sommes ravis de cette technologie.
Andreas Knecht, propriétaire et président du conseil d’administration, United Group AG
