Face au volume croissant des factures de fournisseurs, des documents numériques et imprimés, l‘association Verein für Altersbetreuung im oberen Fricktal (VAOF) a pour objectif de traiter le volume des documents de manière centralisée et moderne, tout en réduisant considérablement la charge administrative des collaborateurs, notamment dans le domaine des comptes fournisseurs et des ressources humaines. Pour ce faire, l‘institution mise sur les solutions IRISXtract™ et Therefore™ de la maison Canon.
L‘Association pour l‘encadrement des personnes âgées“ VAOF a été fondée dès en 1970 à Frick dans le canton d’Argovie et gère des centres de soins et des appartements pour personnes âgées sur une base d‘utilité publique, permettant ainsi aux personnes âgées de vivre le plus longtemps possible chez elles. Actuellement, l‘association gère et loue deux grands centres pour personnes âgées avec un total de 220 lits de soins et 100 appartements pour personnes âgées et emploie environ 360 collaborateurs.
Ces dernières années, les institutions pour personnes âgées se sont de plus en plus transformées en entreprises de services. L‘objectif est d‘assurer, en collaboration avec d‘autres prestataires ainsi qu‘avec les communes, une prise en charge des personnes âgées la plus décentralisée possible dans toute la région. Cette tâche pose des défis à toutes les personnes concernées.
Pour le directeur de VAOF, Andre Rotzetter, il était donc nécessaire d‘agir:
„Nous avons décidé d‘accélérer la transformation numérique, car les ressources sont très limitées dans notre établissement de soins“. Ces dernières années, la charge administrative a considérablement augmenté, ce qui a entraîné des goulets d‘étranglement. En fin de compte, chez VAOF, les ressources sont nécessaires auprès des personnes et non dans l‘administration.
L‘association d‘aide aux personnes âgées mise pour cela sur deux solutions de la maison Canon: d‘une part sur I.R.I.S. pour le traitement automatisé des factures dans la comptabilité ainsi que pour la numérisation et l‘optimisation des processus dans la gestion du personnel. D‘autre part, sur la solution de gestion documentaire Therefore™, qui gère désormais les flux de travail ainsi qu‘une partie des processus d‘exploitation. La combinaison de ces deux solutions permet de classer les documents de manière numérique et juridiquement valable, de sorte que la protection des données soit garantie et que la structure correcte des documents soit respectée.
Ces aspects ont été décisifs dans le choix de Canon. Les solutions mises en place apportent à VAOF plus de flexibilité et de transparence, ainsi qu‘une garantie des droits d‘accès aux données trop sensibles. De plus, la décentralisation nous permet de ne pas dépendre d‘un lieu, ce qui est très utile pour la gestion de plusieurs sites.
VAOF traite entre 12.000 et 15.000 factures par an à l‘aide d‘IRISXtract™ Accounts Payable. Grâce à la solution, les données de facturation pertinentes sont extraites, vérifiées et automatiquement attribuées au créancier. „Notre degré d‘automatisation avec IRISXtract™ est proche de 100%“, rapporte Thomas Wininger, comptable chez VAOF. L‘un des avantages évidents de cette solution est le gain de temps. L‘automatisation des processus a permis d‘économiser 40% de ressources dans l‘administration. Celles-ci sont désormais utilisées dans les soins aux personnes confinées au lit. En outre, la solution est intuitive et facile à utiliser pour les utilisateurs. Une fois les factures validées, les données sont automatiquement transférées dans le système ERP Lobos4. La numérisation des documents permet d‘économiser des coûts supplémentaires, car les archives papier sont superflues. Non seulement les processus de travail deviennent ainsi beaucoup plus efficaces, mais le travail sans papier a un effet positif sur la durabilité, car les émissions de CO2 liées à la fabrication du papier ainsi qu‘aux processus d‘impression et de livraison sont supprimées. Un autre avantage pour la comptabilité est qu‘il n‘y a plus de rappels de retard, de documents perdus ou de duplicatas. Les escomptes peuvent être facilement garantis et permettent à VAOF d‘avoir de meilleures relations avec les fournisseurs.
Les solutions de Canon ont contribué à l‘optimisation non seulement de la comptabilité, mais aussi des ressources humaines. L‘utilisation d‘IRISXtract™ et de Therefore HR a permis de simplifier considérablement les processus. „En ce qui concerne la protection des données, la solution est sensationnelle pour nous dans le domaine des ressources humaines. Seules les personnes disposant effectivement de l‘autorisation nécessaire ont accès aux données ou peuvent consulter les documents“, rapporte Tamara Taiani, Chargé des Ressources humaines chez VAOF. Les données et les processus pour la gestion des 360 collaborateurs sont tous numérisés.
Cela signifie que le classement automatique des documents dans les bons dossiers du personnel est entièrement numérisé. Grâce à la technologie basée sur l‘Intelligence Artificielle d‘IRISXtract™, tous les documents des collaborateurs sont classés numériquement dans le bon dossier, de leur entrée à leur sortie, sans exception. En outre, Therefore™ garantit de manière contrôlée le respect des réglementations légales et des directives en matière de protection des données – comme la suppression numérique de données sensibles. Les dossiers sont automatiquement effacés de la base de données dans le délai prescrit par la loi.
Grâce à l‘utilisation d‘IRISXtract™ et de Therefore™, VAOF a pu optimiser considérablement ses processus. Le degré d‘automatisation avec IRISXtract™ est proche de 100%, ce qui permet de gagner un temps considérable. Le traitement beaucoup plus rapide du courrier entrant quotidien permet désormais de fournir des soins en temps réel aux résidents. 40% des ressources économisées dans l‘administration profitent désormais à l‘accompagnement et aux soins. Un traitement des factures plus rapide et centralisé permet de travailler efficacement sur les différents sites.
La collaboration avec Canon est très simple. Un tel projet ne se déroule pas sans erreurs, surtout au début. C‘est justement à ce moment-là qu‘il est important d‘avoir un partenaire avec lequel ces problèmes peuvent être surmontés. Avec Canon, tout s‘est déroulé à merveille.
Andre Rotzetter, Directeur de VAOF
