Partenaire IRIS: Canon Allemagne
Sur papier ou par e-mail : Les factures entrantes étaient envoyées aux services de Verseidag-Indutex à Krefeld de différentes manières. Pendant de nombreuses années, Verseidag-Indutex a utilisé la procédure classique avec un tampon d’entrée pour les factures sur papier et les e-mails imprimés. De nombreuses étapes de traitement étaient nécessaires dans la suite du processus, car les données de la facture étaient saisies manuellement dans le logiciel de comptabilité interne. Dans le cadre d’une numérisation générale de nombreux processus dans l’entreprise, le traitement des factures entrantes devait être accéléré à partir de 2017, notamment pour soulager le service comptable de l’entreprise, qui compte 250 collaborateurs dans le monde. L’objectif était de traiter, libérer et archiver les factures, qui circulent sur plusieurs jours, en 24 heures à l’aide d’un outil de workflow central. À l’avenir, la recherche de transactions individuelles devait être possible de manière centralisée et rapide dans tous les départements. L’objectif était d’utiliser l’écosystème homogène des multifonctionnels Canon et d’y ajouter IRISXtract™ comme plate-forme de capture des données.
Lors des études de marché et des consultations sur les différents systèmes de GED, le système Therefore de Canon est arrivé en tête. Auparavant, Microsoft Sharepoint était utilisé dans l’entreprise, mais cette solution n’était plus suffisante. Grâce à la prise en charge optimale des processus par Therefore, Canon a pu prouver sa force dans le domaine de la gestion de l’information dans ce projet également et a mis en œuvre l’ensemble du projet en tant que partenaire intégrateur. Toutes les factures entrantes, environ 10 000 par an, sont capturées et archivées à l’aide d’un scanner de documents et de divers systèmes multifonctions de la série imageRUNNER de Canon. La solution OCR intégrée de Canon, IRISXtract™, assure le transfert largement automatisé des données des factures vers le système. Les e-mails de Therefore ne sont plus imprimés et capturés, mais envoyés directement à IRISXtract™. Ensuite, les factures et les e-mails sont assignés aux différents départements à travers Therefore. Enfin, les données sont exportées vers le logiciel de comptabilité via un transfert par lots.
Avec Canon, nous traitons désormais toutes les factures entrantes de manière centralisée. Le délai d’exécution jusqu’à l’approbation est de 24 heures maximum. Cela signifie que les départements et la comptabilité ont à tout moment une vue d’ensemble du statut du traitement. En outre, Canon nous permet de d’effectuer des recherches rapides grâce à de nombreuses fonctionnalités.
Bastian Zöller, Directeur Informatique, Verseidag-Indutex Krefeld
