IRIS-Partenaire: Canon Suisse
Ypsotec AG, dont le siège est situé à Granges, est issue de la société Décolletage AG, fondée en 1916. Elle possède un long passé riche en traditions dans le domaine du décolletage. Au cours des 15 dernières années, l’entreprise s’est également développée avec succès dans les domaines du tour à poupée fixe, du fraisage, de la gravure au laser, du soudage au laser et de l’assemblage de modules. L’entreprise produit des pièces tournées et des composants fraisés CNC sur ses sites en Suisse et en République tchèque. Afin de réduire le travail manuel des collaborateur-trice-s, de respecter systématiquement les processus prescrits et de minimiser les erreurs, le processus de traitement des factures a également été numérisé suite à la digitalisation réussie de la gestion des contrats. L’objectif principal était de pouvoir pré-saisir les factures rapidement et de manière centralisée, de les traiter efficacement et de les comptabiliser automatiquement grâce à IRISXtract™, aussi bien au siège principal en Suisse que sur un autre site en République tchèque.
Le traitement des factures fournisseurs représente aujourd’hui un défi de taille pour de nombreuses entreprises, car la gestion de tels processus devient de plus en plus complexe. Ce qui est également le cas chez Ypsotec AG. Les factures n’étaient saisies qu’après avoir été approuvées en interne, ce qui rendait difficile une planification solide des liquidités. Le manque de transparence sur le statut de traitement et l’état des factures augmentait considérablement la charge de travail des collaborateur-trice-s. Le classement des factures avec les documents correspondants ainsi que la gestion des archives ont également généré une charge administrative supplémentaire. Le classement centralisé au service comptabilité avait pour conséquence que les demandes de renseignements sur les anciennes factures arrivaient toujours au service comptabilité et les recherches s’avéraient parfois très laborieuses.
Pour traiter le volume croissant de factures au siège de Granges sans augmenter les ressources, il fallait explorer de nouvelles voies. Une solution, moins sujette aux erreurs et garantissant une transparance totale sur le statut et l’état des factures, a été recherchée afin d’alléger les processus d’Ypsotec AG. Grâce à la solution de traitement automatisé des factures IRISXtract™, Ypsotec AG a pu optimiser ses processus et se concentrer sur son cœur de métier.
Grâce aux processus de travail modifiés et simplifiés, les collaborateurs d’Ypsotec AG ont une meilleure vue d’ensemble de leurs factures et des contrats avec les fournisseurs et les clients. Les factures sont disponibles sous forme numérique immédiatement après leur réception pour un traitement ultérieur uniforme et pour la consultation par les personnes autorisées. Les collaborateurs d’Ypsotec AG sont satisfaits et motivés pour travailler avec la nouvelle solution. «Sans papier, traçable, facile à utiliser ! Les workflows et le classement des documents dans Therefore™ sont très utiles et l’entreprise ne pourrait plus s’en passer», explique Andreas Weber, chef du service Bâtiment. La part des factures arrivant par e-mail est passée à plus de 80%, ce qui réduit considérablement le travail de saisie. Toutes les lacunes du traitement basé sur le papier ont pu être comblées. L’escompte est applicable à 95% des factures éligibles.
Après avoir mis en place avec succès la solution de gestion de documents, je dois dire que c’était la bonne décision. L’effort d’assistance est faible et les mises à jour effectuées se sont déroulées sans problème, tant sur le serveur que chez les clients.
Patrik Meier, ICT Manager, Ypsotec AG
