Die Douglas Group ist eines der führenden Handelsunternehmen in Europa. Die Gruppe hat Tochtergesellschaften, die in fünf Sektoren erfolgreich sind: Douglas (Parfümerie), Thalia (Buchhandlung), Christ (Juwelier), Appelrath-Cüpper (Mode) und Hussel (Süßwaren).
Seit Frühjahr 2002 setzen die beiden internen Dienstleister der Douglas Group, die Douglas Corporate Service GmbH (DCS) und die Douglas Informatik Service GmbH (DIS), die Vendor-Capture-Lösung IRISXtract™ für die automatische Erfassung und Verarbeitung von Kaufrechnungen ein.
Die IRISXtract™-Lösung wurde mit SAP for Retail verbunden, um eine ERP-Lösung zu schaffen. Da IRISXtract™ eine Vielzahl von Schnittstellen unterstützt, konnten die erforderlichen Anpassungen mühelos durchgeführt werden.
Am Anfang hat die Installation 250.000 Kaufrechnungen pro Jahr für die 83 Thalia-Buchhandlungen verarbeitet. In der Zwischenzeit wurde die Lösung erweitert und wird nun von fast allen Unternehmen der Douglas Group eingesetzt. Nicht nur in Deutschland, sondern auch in Frankreich, Spanien und Portugal. Für diese Länder wurden landesspezifische Anpassungen durchgeführt.
Eine weitere spezifische Anpassung ist die Erfassung von handschriftlichem Text für die 300 Hussel-Fachgeschäfte in Deutschland und Österreich. Jede Filiale schreibt und übermittelt täglich einen Kassenbericht an Douglas Corporate Service. In Zahlen ausgedrückt entspricht dies 7.200 Berichten pro Monat, wobei jeder theoretisch von einem anderen Mitarbeiter geschrieben wurde. Seit 2004 wurde jeder einzelne Bericht mit der Handschrifterkennungssoftware von IRIS erfasst. Mit einer Erkennungsrate von mehr als 85 % spricht das System praktisch für sich selbst.
Der Genehmigungsprozess ist ein wichtiger, aber manchmal komplexer Bestandteil des Finanzwesens, insbesondere wenn es um die Bearbeitung von Kaufrechnungen geht. Einkäufer sowie Abteilungs- und Bereichsmanager müssen bestimmte Buchhaltungsprozesse freigeben. Abhängig davon, wie streng ein Workflow ist, muss jede Transaktion möglicherweise von mehreren Mitarbeitern genehmigt werden. Die Douglas Group setzt Maxflow ein. Diese Systemlösung von WMD (einem IRIS-Partner) basiert auf SAP Business Workflow. Das System steuert die Prozesse im Bereich Prüfung und Genehmigung der meisten Rechnungen, die von der Douglas Group verarbeitet werden. Der elektronische Zugriff auf die Daten ist insbesondere für die Managementteams wichtig, die nun in der Lage sind, Kaufrechnungen auch ‚unterwegs‘ zu genehmigen.
Wir haben heute eine interne Serviceabteilung mit 10 Mitarbeitern, die alles dafür tun, dass das IRIS-System die 1,2 Mio. Rechnungen im Jahr korrekt erfasst und verarbeitet.
Petra Wagner, Leiterin der DMS-Abteilung, Douglas Corporate Services GmbH
