ecm:one ist ein junges, dynamisches Technologie-Startup-Unternehmen aus Münster. Sein Spezialgebiet ist die kostengünstige Digitalisierung von unternehmensweiten Prozessen. Martin Odinius, CEO und Gründer, verfügt über 18 Jahre Erfahrung im Bereich CMS-Implementierungsprojekte in kleinen und mittelgroßen Betrieben.
Die Beyond Conventions 2018 fand am 20. Und 21. Februar in der Zentrale von thyssenkrupp in Essen statt. Beyond Conventions ist eine Veranstaltung, bei der Startups 5 deutsche Großunternehmen (thyssenkrupp, innogy, Funke Medien NRW, Open Grid Europe and Schacht One) pitchen können, die verschiedene Challenges vorbereitet haben. Unter den mehr als 200 eingegangenen Bewerbungen konnte sich ecm:one mit zwei anderen Bewerbern für das Finale der Challenge „Product Matching Engine“ von thyssenkrupp qualifizieren.
Bei thyssenkrupp Materials Deutschland erhalten wir bis zu 130.000 Aufträge pro Jahr, davon nahezu 50% per E-Mail oder per Fax. Faxe und E-Mails werden nach dem Eingang von unserem Kundendienst an den entsprechenden Standorten verarbeitet. Dies bedeutet, dass jede Position des Auftrags im SAP-System vom zuständigen Mitarbeiter gesucht wird, was einen beträchtlichen Aufwand beim Auftragseingang bedeutet.
Kundenanfragen und Aufträge enthalten normalerweise den Namen des Kunden, Kontaktdetails und zwischen 3 bis 5 Positionen, die mit einem Materialstamm von gut 100.000 verschiedenen Materialien abgeglichen werden müssen. Der Strukturierungsgrad unterscheidet sich stark von Dokument zu Dokument. Während ca. 50% der Dokumente als Tabellen und eindeutige Materialkennungen stark strukturiert sind, haben andere Dokumente keine klare Struktur und verweisen möglicherweise sogar auf historische Belege. Möglicherweise hat der Kunde für manche Materialien eine eigene Terminologie, die in die Terminologie von thyssenkrupp „übersetzt“ werden muss, damit die Materialien im System gefunden werden. Da rund 50% der Faxe und E-Mails unstrukturiert sind, ist es sehr schwer, sie automatisch zu verarbeiten. Eine automatsche Abstimmung von halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten mit dem SAP-System würde aller Wahrscheinlichkeit nach zu einer deutlichen Auftragseingangsoptimierung führen.
Die Herausforderung ist die Definition eines automatisierten Prozesses, einer intelligenten Methodik und der geeigneten Technologie zur Umsetzung der Auftragseingangsoptimierung in Bezug auf Kundenanfragen und Aufträge.
Die von ecm:one vorgeschlagene Lösung basierte auf der Datenerfassungs-Software IRISXtract™ und deren Bestellscheinerfassungs-Software. Das Softwarepaket wurde gemäß den Anforderungen erweitert, sodass es nicht nur die Kundendatenerfassung und die Erfassung von Lieferadresse, Lieferdatum und Positionen übernimmt. Sie unterstützt vielmehr auch die Verknüpfung der Positionen mit entsprechenden Artikeln aus dem mehr als 100.000 Artikel umfassenden Materialstamm. Zu diesem Zweck wurde ein intelligenter Algorithmus entwickelt, um Artikel unter Verwendung von Dimensionen und historischen Daten aus strukturierten und unstrukturierten Anfragen und Aufträgen zu identifizieren. Nach der Datenerfassung aus den Aufträgen übermittelt ecm:one die Daten zur weiteren Verarbeitung an das SAP-Backendsystem von thyssenkrupp.
thyssenkrupp hat uns herausgefordert, unter Beweis zu stellen, dass ein hoher Automatisierungsgrad bei wichtigen Corporate-Prozessen möglich ist. Bei der Challenge „Product Matching Engine“ sind wir dank der innovativen und erweiterbaren Bestellscheinerfassungs-Software unseres Partners IRIS bis ins Finale gekommen.
Martin Odinius, Gründer von ecm:one
