IRIS Partner: Canon Deutschland
Auf Papier oder per E-Mail: Auf diversen Wegen erreichten eingehende Rechnungen die Fachabteilungen der Krefelder Verseidag-Indutex. Über viele Jahre hinweg war bei Verseidag-Indutex das klassische Verfahren im Einsatz, mit einem Eingangsstempel für papiergebundene Rechnungen und ausgedruckten E-mails. Es waren viele Bearbeitungsschritte im weiteren Prozess nötig , denn die Rechnungsdaten wurden manuell in die interne Buchhaltungssoftware eingegeben. Im Rahmen einer generellen Digitalisierung zahlreicher Prozesse im Unternehmen sollte ab dem Jahr 2017 auch die Eingangsrechnungsbearbeitung beschleunigt werden, nicht zuletzt um die Buchhaltung des weltweit 250 Mitarbeiter zählenden Unternehmens zu entlasten. Ziel war, die über mehrere Tage umlaufenden Rechnungen über ein zentrales Workflowtool binnen 24 Stunden zu bearbeiten, freizugeben und zu archivieren. Recherchen zu einzelnen Vorgängen sollten künftig über die Fachabteilungen hinweg zentral und schnell ermöglicht werden. Dabei galt es, die bereits bestehende homogene Landschaft von Canon-Multifunktionssystemen und somit auch IRISXtract™ als Plattform zu nutzen.
In den Marktrecherchen und Beratungen über diverse DMS-Systeme hat sich Therefore von Canon durchgesetzt. Zuvor war im Unternehmen Microsoft Sharepoint im Einsatz, doch diese Lösung reichte nicht mehr aus. Mit der optimalen Unterstützung der Abläufe durch Therefore konnte Canon auch in diesem Projekt seine Stärke im Bereich Information Management unter Beweis stellen und hat das gesamte Projekt als Generalunternehmer umgesetzt. Alle eingehenden Rechnungen, rund 10.000 jährlich, werden mit einem Dokumentenscanner und diversen Multifunktionssystemen der Serie imageRUNNER von Canon erfasst und archiviert. Die integrierte OCR-Lösung IRISXtract™ von Canon sorgt für die weitgehende automatisierte Übertragung der Rechnungsdaten nach Therefore. E-Mails werden daher nicht mehr ausgedruckt und erfasst, sondern direkt an IRISXtract™ geleitet. Danach stehen die Rechnungen und E-Mails zur Kontierung für die Fachabteilungen in Therefore bereit. Schließlich erfolgt der Export der Daten in die Buchhaltungssoftware via Batch-Transfer.
Mit Canon bearbeiten wir alle eingehenden Rechnungen heute zentral. Die Durchlaufzeit bis zur Freigabe beträgt so maximal 24 Stunden. Dadurch haben Fachabteilungen und Buchhaltung jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstatus. Abgeschlossene Vorgänge können wir zudem mit Canon anhand zahlreicher Merkmale schnell recherchieren.
Bastian Zöller, IT Manager, Verseidag-Indutex Krefeld
