IRIS-Partenaire: Canon Allemagne
L’objectif de NEW AG est ambitieux: le fournisseur d’énergie régional s’est fixé pour objectif de devenir un modèle d’entreprise numérique d’ici 2025. La numérisation du courrier entrant et sortant est un jalon essentiel sur la voie de cet objectif. Pour cela, NEW mise sur le matériel et les logiciels de Canon. Le résultat est impressionnant: Les processus restants basés sur le papier sont aujourd’hui centralisés et les documents, au lieu d’être collectés et transportés manuellement, sont tout simplement distribués numériquement.
Avec environ 2.200 employés répartis sur sept sites en Rhénanie, NEW assure la distribution d‘électricité, d‘eau et de gaz dans la région. A cela s‘ajoutent des services tels que les transports en commun et l‘exploitation de piscines couvertes et en plein air. À Mönchengladbach et Viersen, NEW exploite en outre le réseau public de canalisations, long d‘environ 1.740 kilomètres. Le monde du travail sans papier devient une réalité: Des solutions intelligentes pour les signatures numériques, des processus numériques de gestion du temps, un système centralisé de distribution du courrier et la possibilité d‘imprimer de manière centralisée sont des conditions essentielles pour y parvenir. Outre les avantages de la flexibilité locale et temporelle et d‘une plus grande efficacité dans les processus, le travail sans papier est également durable: Il préserve les ressources utilisées pour la production de papier et évite les émissions de CO2 lors des processus d‘impression et de distribution. Le projet „bureau de poste numérique“ a posé plus d‘un défi aux responsables. En raison de la structure très ramifiée de l‘entreprise, avec plusieurs sites, divisions et sociétés d‘exploitation, les différentes divisions disposaient auparavant de nombreuses solutions et interfaces individuelles pour le traitement du courrier entrant et sortant.
Les uniformiser faisait partie de la transformation numérique, tout comme le traitement automatisé des différents formats. Au total, NEW reçoit plus de 60 types de documents différents, des cartes postales standard au format A6, des factures au format A4 et des plans au format A0. En outre, il est nécessaire de trier et de répartir les données par secteur d‘activité et par centre de coûts en raison des exigences de l‘exploitant du réseau fédéral.
Après avoir exploré différentes solutions et fournisseurs, un package complet de Canon s‘est avéré être la solution optimale – et cela assure aujourd‘hui un degré d‘automatisation presque complet. En conséquence, les collaborateurs bénéficient d‘un énorme gain de temps ainsi que d‘un taux d‘erreur très faible. L‘accent est mis sur les solutions de numérisation IRISPowerscan™, IRISXtract™ainsi que sur le logiciel uniFLOW sysHUB en tant que plaque tournante des données. IRISPowerscan™ est une solution complète et performante pour la capture de documents, développée par I.R.I.S. (Canon). L‘ensemble des fonctions se compose notamment d‘une reconnaissance de texte automatisée, y compris l‘indexation. Pour la classification du courrier entrant, NEW utilise la solution IRISXtract™. Cette plateforme fait partie du portefeuille de gestion de l‘information de Canon. IRISXtract™ est basée sur l‘intelligence artificielle, cette plateforme définit entre autres des champs et filtre les données. L‘un des points forts de la solution est qu‘elle peut être entraînée, le programme reconnaît par conséquent ce qu‘il faut faire avec les différents types et contenus de documents et „apprend“ en permanence. La troisième partie du service de courrier numérisé est entre les mains d‘uniFLOW sysHUB, également développé par Canon. Cette application client-serveur répond parfaitement aux exigences du bureau de poste NEW : elle dispose d‘un concepteur de flux de travail flexible et s‘intègre facilement dans différents systèmes. Le programme transfère automatiquement les données numérisées par IRISPowerscan™ et définies par IRISXtract™ vers différents systèmes connectés. Aucun nouveau matériel n‘a été nécessaire pour le projet de numérisation. Certaines nouvelles acquisitions étaient de toute façon prévues par roulement, tandis que les collaborateurs continuent tout simplement à utiliser d‘autres appareils avec les nouvelles solutions.
Ce que nous avons aujourd‘hui, c‘est une solution à la pointe de la technologie qui facilite grandement les choses“, résume Denis Schloot, IT Input & Output Management chez NEW. „I.R.I.S. se charge de nombreux processus de manière totalement autonome, comme l‘indexation des contenus. Un collaborateur numérise des piles de documents et se consacre ensuite à d‘autres tâches. IRISXtract™ extrait les données, vérifie leur plausibilité et les transmet entre autres à différents clients SAP et Salesforce, notamment pour le secteur des opérateurs de réseau et le service commercial. De là, elles sont transmises à la facturation, aux clients de messagerie électronique ou aux archives.
Les efforts manuels pour le traitement des données analogiques sont aujourd‘hui en grande partie obsolètes. Par exemple, lors de la réception de cartes postales de relevé de compteur, la majeure partie peut être traitée et transmise de manière autonome par les outils IRISPowerscan™ et IRISXtract™. Seules les cartes remplies de manière incorrecte nécessitent l‘intervention personnelle des collaborateurs. „Avant la numérisation du bureau de poste, le temps consacré à la saisie manuelle était énorme et prenait de nombreuses heures“, se souvient Schloot. „Aujourd‘hui, nous mettons à jour les données en quelques minutes.
„Alors que les cartes postales, les factures, les lettres et les rappels ne nécessitent qu‘un minimum de retouches manuelles, si tant est qu‘il y en ait, il en va (encore) autrement pour les actes ou les plans scellés. Ainsi, même après l‘installation et le déploiement, il y a encore de la marge, décrit Mark Scheer, chef de groupe IT Input & Output Management chez NEW. „Nous sommes encore au début d‘un processus complexe, dans lequel il faut sans cesse maîtriser de nouvelles situations. Jusqu‘à présent, les solutions et les prestations de Canon et d‘I.R.I.S. n‘ont toutefois pas atteint leurs limites. Toutes les nouvelles exigences qui apparaissaient pouvaient être résolues.“ Scheer cite l‘exemple de la réception des cartes postales de relevé de compteur en fin d‘année, avec une date limite fixée au 31 décembre. Si IRISPowerscan™ les saisissait avant, des erreurs de calcul étaient possibles. Les traiter seulement le 31 décembre représentait toutefois une charge de travail importante. „La solution de Canon retient les cartes reçues en avance et les transmet automatiquement au système le 31/12. Cela minimise les erreurs et représente un immense soulagement pour les collaborateurs“, résume Scheer, qui ajoute : „Avec des solutions comme celle-ci, nous voyons que nous n‘avons pas encore atteint le bout du tunnel; le projet se poursuit continuellement, il est amélioré successivement et le logiciel est adapté aux nouvelles exigences. Pour cela, nous avons avec Canon et I.R.I.S. un partenaire solide en arrière-plan, dont les solutions permettent d‘y parvenir de manière optimale“. Dans l‘ensemble, la numérisation du bureau de poste NEW représente un soulagement considérable pour les employés – et cela a notamment un impact sur l‘efficacité du travail à l‘échelle de l‘entreprise dans le contexte de l‘évolution démographique. „Il est clair aujourd‘hui que le projet de numérisation était aussi une préparation aux fluctuations et aux départs, par exemple pour cause de retraite“, explique Scheer : „Sinon, nous craindrions au plus tard maintenant une surcharge de travail pour les collaborateurs. Les systèmes numériques entraînent au contraire une nette réduction de la charge de travail.“
La société NEW AG a été fondée en 1998 et son siège social se trouve à Mönchengladbach. Elle emploie environ 170 personnes. Ses entreprises comprennent également les filiales NEW Viersen GmbH, NEW Tönisvorst GmbH et Erdgasversorgung Schwalmtal GmbH & Co. KG. Nous détenons également des participations dans les entreprises énergétiques Trianel GmbH et Klickenergie GmbH & Co. KG.
Nous utilisons aujourd‘hui une solution à la pointe de la technologie, ce qui signifie une facilité absolue. De nombreux processus se déroulent automatiquement, par exemple l‘indexation des documents.
Denis Schloot, IT-Input-& Outputmanagement chez NEW AG
