Partenaire IRIS : Canon UK
Booths est une chaîne de supermarchés régionale en pleine expansion, basée dans le nord-ouest du Royaume-Uni. Elle emploie plus de 3 000 personnes dans 29 magasins et dispose de ses propres installations de fabrication, de distribution et de maintenance, ainsi qu’un bureau central. La société reste fidèle à la philosophie de son fondateur, qui est de « vendre les meilleurs produits disponibles dans des magasins attrayants, par des équipes expérimentés ». Pour concrétiser cette vision, la société s’efforce de dialoguer avec les communautés au sein desquelles elle exerce ses activités et de développer ses propres gammes de produits en partenariat avec des fournisseurs et des producteurs locaux. Cette collaboration étroite entre Booths et ses nombreux fournisseurs et producteurs a donné naissance à des partenariats commerciaux de plus en plus importants, synonymes d’un nombre croissant de factures à traiter, de types et de formats divers.
Soucieuse de mettre en œuvre des processus métier plus efficaces, Booths a décidé d’acquérir une solution de traitement des factures, capable de les traiter automatiquement et de réduire ainsi leur temps de saisie et de gestion. Après avoir envisagé diverses options, Booths a adopté la solution de traitement des factures de Canon avec la numérisation OCR basée sur IRISXtract™. En deux ans depuis son installation, les gains de temps et de productivité ont été considérables.
En plus d’augmenter les revenus du groupe, la numérisation des factures optimise les processus internes avec des méthodes d’exploitation plus efficaces. Le traitement manuel des factures devait absolument faire l’objet de changements opérationnels pour générer des avantages significatifs. Le contrôleur financier de Booths, Steve Sumner, explique le défi auquel ils étaient confrontés : « Nous avons 3 500 fournisseurs, dont 2 000 en dépenses, qui envoient des factures pour des biens d’équipement ou des articles de réparation – les marchandises non destinées à la revente que nous nous procurons pour nous permettre de fonctionner. En raison de notre politique de collaboration avec des fournisseurs locaux dont la taille des entreprises varie énormément, la gamme et le format des factures qu’ils envoient à nos magasins varient également entre des factures manuscrites, des factures papier multipages ou encore des factures électroniques. Cela signifiait que nous devions traiter la majorité des factures manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps, en particulier si une facture était manuscrite et illisible ou si certaines données manquaient. »
« Nous avons donc décidé d’investir dans une solution de traitement des factures avec un logiciel de numérisation OCR, capable d’améliorer la précision de la saisie des données, tout en réduisant le temps de saisie manuelle des données de paiement, les requêtes et le nombre de factures perdues. Nous souhaitons réduire nos coûts de traitement des paiements aussi pour améliorer nos relations avec nos fournisseurs. Nous avons examiné deux solutions de traitement des factures, mais nous avons décidé de faire confiance à Canon pour s’engager avec nous tout au long du projet. »
La mise en œuvre du projet a débuté par une journée de consultation au cours de laquelle Booths a confirmé exactement ce qu’ils attendaient de la solution de numérisation des factures : pouvoir traiter 250 factures avec précision, toutes les 3 heures, avec un logiciel OCR parfaitement intégré aux composants de ses opérations des comptes fournisseurs (AP).
En une semaine seulement, Canon a finalisé l’installation de la solution de traitement des factures avec numérisation OCR et assuré la formation de l’équipe financière de Booths. Michelle Barnett, responsable des achats et des ventes chez Booths, se souvient : « Le nouveau système disposant de ses propres ordinateurs dédiés dotés du logiciel d’automatisation, Canon a été en mesure de le configurer et de le tester sans aucun impact négatif sur nos opérations en cours. »
La nouvelle solution de traitement des factures, qui comprend également le matériel de numérisation de documents Canon, intègre le puissant logiciel de reconnaissance optique de caractères IRISXtract™. Cette technologie OCR assure la numérisation des factures, extrait les données comptables, les traite et les archive de manière intelligente et automatisée. Le tout est entièrement intégré à Microsoft SharePoint et la plate-forme de planification des ressources d’entreprise (ERP) de Booths. Auparavant, un fournisseur envoyait une facture papier au service des comptes fournisseurs de Booths, qui la transmettait ensuite pour approbation au titulaire du budget concerné. Cette personne signait et codait la facture avant de la renvoyer au service des achats, qui saisissait ensuite manuellement les données comptables dans le système ERP de Booths.
Avec la nouvelle solution de traitement des factures mise en place, lorsque les factures papier sont reçues par le service des achats, elles sont maintenant numérisées et automatiquement indexées sous forme de fichiers PDF par lots de 20. La solution de numérisation OCR des factures implémentée par Canon reconnaît et capture également les informations comptables clés, telles que le numéro de facture et le numéro de TVA, et renseignent automatiquement les champs correspondants dans le modèle. Dans le cadre du même processus, les données de facturation clés sont ensuite exportées, validées et comparées aux données des fournisseurs conservées dans Microsoft SharePoint. Là, les différents titulaires de budget peuvent accéder rapidement et facilement à chaque facture enregistrée, et donner leur approbation en un clic. La solution de traitement achemine alors les factures prêtes à être payées dans le logiciel ERP de Booths.
Les avantages de la nouvelle solution ont été nombreux et significatifs, comme l’explique Michelle Barnett : « La solution de traitement des factures de Canon, entièrement intégrée à Microsoft SharePoint, a permis d’accroître considérablement notre productivité. La numérisation OCR des factures est considérablement plus rapide. Ce qui était une tâche manuelle fastidieuse se fait maintenant en quelques secondes seulement. Les factures sont capturées et stockées sous forme d’images électroniques : elles sont faciles à consulter, à vérifier et à approuver, ce qui réduit considérablement le temps de traitement des paiements. »
« La nouvelle solution d’automatisation des processus a également contribué à la réduction du temps nécessaire à l’établissement des comptes de gestion à la fin du trimestre. En résumé, le nouveau système offre à Booths davantage de fonctionnalités pour le traitement et la numérisation des factures et une meilleure connaissance des factures en circulation. Nous disposons maintenant d’une vue beaucoup plus précise de nos activités, car nous savons exactement si une facture est bloquée. »
La solution de traitement des factures de Canon, entièrement intégrée à Microsoft SharePoint, a permis d’accroître considérablement notre productivité. La numérisation OCR des factures est considérablement plus rapide. Ce qui était une tâche manuelle fastidieuse se fait maintenant en quelques secondes seulement.
Michelle Barnett, Responsable des achats et des ventes, Booths
