IRIS-Partner: Canon UK
Booths ist eine expandierende regionale Supermarktkette, die im Nordwesten von Großbritannien gegründet wurde. Booths beschäftigt 3.000 Mitarbeiter in 29 Filialen und hat eigene Herstellungs-, Verteilungs- und Wartungseinrichtungen sowie eine Zentrale. Das Unternehmen beherzigt die Philosophie seines Gründers „die besten verfügbaren Waren in attraktiven Läden mit erstklassigem Personal zu verkaufen“. Um diese Vision umzusetzen, engagiert sich das Unternehmen in den Communitys, in denen es geschäftlich tätig ist, und entwickelt eigene Label-Produktpaletten zusammen mit lokalen Lieferanten und Produzenten. Zwar haben Booths und die zahlreichen lokalen Lieferanten und Produzenten, mit denen das Unternehmen Geschäfte tätigt, stark von der symbiotischen Beziehung profitiert. Da jedoch viele der Handelspartner noch junge Unternehmen sind, unterscheiden sich auch die eingehenden Rechnungen stark in Qualität und Art.
Booths wünscht effizientere Betriebsverfahren und sucht deshalb eine Lösung, die den Prozess durch drastische Reduzierung der für die manuelle Rechnungsbearbeitung benötigte Zeit optimiert. Nachdem sich Booth mit einer Reihe von Optionen beschäftigt hat, entschied sich das Unternehmen für eine Lösung von Canon für die Rechnungsbearbeitung mit OCR-Scans auf der Grundlage von IRISXtract™. Die Lösung ermöglichte, in den beiden Jahren seit der Installation viel Zeit zu sparen und die Produktivität entscheidend zu verbessern.
Damit ein Unternehmen expandieren, aber dennoch profitabel sein kann, muss es sicherstellen, dass es nicht nur seine Umsätze steigert, sondern auch die internen Prozesse optimiert, indem die effizientesten Betriebsverfahren umgesetzt werden. Booths hat die manuelle Rechnungsbearbeitung als einen der Bereiche identifiziert, in denen betriebliche Änderungen signifikante Vorteile bringen könnten. Steve Sumner, Financial Controller bei Booths, erläutert die Aufgaben, die auf das Unternehmen zukamen. „Wir haben 3.500 Lieferanten, von denen 2.200 ‚Ausgabenlieferanten‘ sind, die Rechnungen für Kapitalpositionen oder Reparaturgegenstände einreichen – die ’nicht zum Wiederverkauf bestimmten Waren‘, die wir einkaufen, damit wir als Unternehmen funktionieren. Als Ergebnis unserer Politik, nach Möglichkeit mit lokalen Lieferanten zu arbeiten, deren eigene Unternehmen sich beträchtlich in punkte Größe, unterscheiden, unterscheiden sich auch die Palette und das Format der Rechnungen, die Sie in unseren Filialen einreichen. Von der handschriftlichen über mehrseitige Papierrechnungen bis hin zu elektronischen Rechnungen ist alles vertreten. Das bedeutet, dass wir die meisten Rechnungen manuell bearbeiten mussten. Das war sehr zeitintensiv, insbesondere bei handschriftlichen Rechnungen, die schwer zu lesen waren oder nicht alle benötigten Daten enthielten.“
„Deshalb haben wir beschlossen, in eine softwarebasierte Lösung für die Rechnungsbearbeitung mit OCR-Scans zu investieren. Die Lösung sollte die Genauigkeit der Dateneingabe verbessern, während sie die manuelle Eingabezeit für Zahlungsdaten, Anfragen und die Anzahl der verlorenen Rechnungen reduziert. Da wir unsere Zahlungsbearbeitungskosten senken und die Lieferantenbeziehungen verbessern wollten, haben wir zwei Lösungen geprüft, standen dann aber ganz unter dem Eindruck des großen Engagements des Canon-Teams, das uns während des gesamten Projekts tatkräftig unterstützte.“
Die Projektimplementierung begann mit einem Beratungstag, an dem Booths genau bekräftigte, was die Lösung leisten sollte: 250 Rechnungen alle 3 Stunden bearbeiten – und wie die Komponenten angepasst werden mussten, um exakt in den Kreditorenbetrieb von Booths zu passen.
Die Installation der Lösung für die Rechnungsbearbeitung mit OCR-Rechnungsscan und die Schulung des Finanzteams von Booths wurden innerhalb einer Woche von Canon durchgeführt. Michelle Barnett, Purchase and Sales Ledger Manager bei Booths, erinnert sich: „Das neue System hatte eigene dedizierte PCs, die spezialisierte Automatisierungssoftware ausführten. Canon war in der Lage, diese ohne negative Auswirkungen auf unseren laufenden Betrieb einzurichten und zu testen.“
Die neue Lösung für die Rechnungsbearbeitung, zu der auch die Dokumentscanhardware von Canon gehört, bietet die leistungsstarke OCR-Software IRISXtract™, die die Rechnungsdaten digitalisiert und dann intelligent extrahiert, verarbeitet und digital archiviert. Und all dies ist nahtlos in Microsoft SharePoint und die Enterprise Resource Planning- (ERP-)Plattform von Booths integriert. Zuvor haben die Lieferanten Papierrechnungen auf dem Postweg an die Kreditorenbuchhaltung von Booths gesendet, die sie dann zur Genehmigung an den jeweiligen Budgetverantwortlichen weiterleitete. Dieser unterzeichnet und codiert die Rechnung und sendet sie zurück an die Kreditorenbuchhaltung, die die Daten der Rechnung manuell im ERP-System von Booths erfasst.
Seit der Einführung des neuen Rechnungsbearbeitungssystems gehen die Papierrechnungen nun bei der Kreditorenbuchhaltung ein und werden in Losen von 20 als PDFs gescannt und indiziert. Die intelligenten Dokumenterkennungsfähigkeiten der Lösung von Canon erkennen und erfassen auch wichtige Buchhaltungsinformationen, z.B. die Rechnungs- und USt.-Nummer, und füllen die entsprechenden Felder in der Vorlage automatisch auf. Als Teil des gleichen Prozesses werden wichtige Rechnungsdaten automatisch exportiert, validiert und mit den Lieferantendaten aus Microsoft SharePoint abgeglichen. Von dort aus können sie vom zuständigen Budgetverantwortlichen aufgerufen und genehmigt werden. Finanzmitarbeiter können dann schnell und mühelos auf die einzelnen erfassten Rechnungen zugreifen und einfach per Mausklick validieren. Dann werden die für die Zahlung bereiten Daten in die ERP-Software von Booths importiert
Die Vorteile der neuen Lösung für Booths waren zahlreich und signifikant, wie Michelle erklärt: „Die Lösung für die Rechnungsbearbeitung von Canon mit OCR-Rechnungsscans und vollständiger Integration in Microsoft SharePoint hat die Produktivität entscheidend verbessert. Rechnungen werden signifikant schneller abgerufen, da sie nun als elektronische Bilder gespeichert werden, sodass ehemals zeitaufwändige manuelle Aufgaben nun in wenigen Sekunden erledigt werden. Und da wir nun eine Rechnung zum Prüfen anzeigen können, wurde die Zahlungsabfragezeit pro Rechnung während der BACS-Zahlungsläufe reduziert: Von Minuten, die benötigt wurden, um die Rechnung aus einem manuellen Ablagesystem auszugraben, auf einige wenige Sekunden.
„Die neue Prozessautomatisierungslösung hat auch dazu beigetragen, die Zeit für die Erstellung von Verwaltungskonten am Ende eines Quartals zu verringern. Insgesamt betrachtet erhält Booths durch das neue System mehr Funktionalität in Bezug auf die Verarbeitung der Rechnungen und kann besser nachvollziehen, welche Rechnungen im Unternehmen zirkulieren. Wir können nun ein wesentlich genaueres Bild des Geschäfts ermitteln, da wir genau wissen, wo eine Rechnung aufgehalten wird.“
Die Canon-Lösung für die Rechnungsbearbeitung mit vollständiger Integration in Microsoft SharePoint hat die Produktivität wirklich erhöht. Rechnungen werden signifikant schneller abgerufen, da sie nun als elektronische Bilder gespeichert werden, sodass ehemals zeitaufwändige manuelle Aufgaben nun in wenigen Sekunden erledigt werden.
Michelle Barnett, Purchase and Sales Ledger Manager, Booths
