Die HGK ist Deutschlands führende Einkaufs- und Dienstleistungskooperation für die Hospitality-Branche. Mit der Verwendung von IRISPowerscan™ und IRISXtract™ bietet die HGK ihren über 3000 Mitgliedsbetrieben einen vollautomatisierten Prozess, unter anderem für die Kreditorenbuchhaltung, an.
Der Gesamtprozess lässt sich in drei Abschnitte gliedern. Zuerst erfolgt das Scannen mit IRISPowerscan™ , gefolgt von der automatischen Dokumententrennung und Datenextraktion mit IRISXtract™. Zu guter Letzt werden die iHQC komprimierten Rechnungen gemäß TR-RESISCAN archiviert. Dies gibt den Mitgliedern die Sicherheit, dass die Rechnungsverarbeitung bei der HGK nach hohen Qualitätsmaßstäben erfolgt. Um eine möglichst exakte Abbildung des Originals wiederzugeben, werden die Rechnungen in Farbe gescannt und später mittels iHQC komprimiert. Dies spart Speicherplatz und erleichtert die Kommunikation mit den Mitgliedern. Anschließend werden die Belege und Metadaten in das DMS und Buchungssystem zur Weiterverarbeitung übernommen.
Durch den hohen Automatiserungsgrad mittels IRIS Technologien, ensteht eine große Zeitersparnis und eine enorme Qualitätssteigerung für die Kunden. Dank der iHQC Komprimierung von IRIS ist ein geringer Speicherplatz notwendig und den Mitgliedern steht auch der Originalbeleg in Farbe zur Verfügung. Mittels der automatisierten Rechnungstrennung entsteht eine zusätzliche Kostenersparnis.
Die Umstellung auf das neue IRISXtract™ System erfolgte reibungslos. Durch den Einsatz neuer Xtract Module konnte unser Rechnungsprozess weiter optimiert werden und wir konnten dank der freitextbasierten Rechnungsverarbeitung weitere Rechnungen für das HGK-BackOffice ohne zusätzliches Personal in unsere Verarbeitung aufnehmen.
Subahar Parameswaran, Leiter IT, HGK Hotel- und Gastronomie-Kauf eG
