IRIS Partner: Canon Solutions America
Smith Mechanical Inc. wurde 1996 gegründet und ist eines der erfolgreichsten Handwerksunternehmen in Atlanta, GA. Smith Mechanical Inc. bietet diverse Dienstleistungen wie z. B. Sanitärinstallation, medizinische Gasinstallation und Rohrleitungsbau an. Um die Prozesse für die Rechnungsverarbeitung zu verbessern und zu optimieren, entschied sich Smith Mechancial Inc. für IRISXtract™ zur Automatisierung der Transaktionen im QuickBooks Desktop (Enterprise V20).
Die Integration mit dem QuickBooks Desktop erkennt automatisch eingehende Dokumente und wandelt deren Daten um. Jede Transaktion wird erfasst, validiert und dann direkt in die QuickBooks-Unternehmensdatei exportiert. Die Lösung führt Echtzeit-Aufrufe an QuickBooks mit Ereignissen wie dem Schutz vor doppelten Rechnungen durch. Darüber hinaus erstellt die Lösung automatisch monatlich überwachte Zahlungsberichte für alle Teile und Artikel.
Vor der Integration von IRISXtract™ und QuicksBooks wurde der Rechnungsprozess bei Smith Mechanical Inc. manuell durchgeführt. Durch den Einsatz von IRISXtract™ wurden die manuellen Fehler bei der Rechnungsbearbeitung minimiert und die gesamte Verarbeitungszeit um mehr als 50 % reduziert. Durch die Erstellung von Transaktionsberichten über alle Posten und Kosten ist die Überwachung für Smith Mechanical Inc. viel einfacher geworden (einschließlich der Einsparungen bei den Auftragskosten). Die Lösung erstellt auch PDF Dateien auf der Basis von Transaktionsinformationen, womit das Auffinden früherer Geschäftsvorgänge erleichtert wird.
„Vor der Zusammenarbeit mit IRIS haben wir Rechnungen mit minimalen Daten manuell in QuickBooks eingegeben, um alle Rechnungen pünktlich bearbeiten und bezahlen zu können. Mit Hilfe von IRIS können wir jede einzelne Rechnungsposition einbringen und sie dem jeweiligen Konto in QuickBooks zuordnen.“
„Obwohl wir mehr Daten erfassen als vorher, konnten wir die Zeit für die Rechnungsbearbeitung um die Hälfte reduzieren und haben jetzt ganz genaue Auftragskostenberichte zur Hand.“
Amber Anderson, CFO, SMITH MECHANICAL INC.
