IRIS-Partner: Canon Schweiz
Die United Group in der Schweiz erhält jährlich ca. 5.000 Lieferantenrechnungen zur Rechnungserfassung. Diese kommen physisch oder digital als PDF in die dedizierten Mailaccounts ins Unternehmen. Die Dokumentenerfassung erfolgt bei physischen Rechnungen durch einen vorgelagerten Scanprozess. Es konnte erreicht werden, dass 85% der digitalen Dokumente mit Hilfe des XMailFetchers direkt vom Mailaccount abgeholt und an die Accounts Payable Anwendung weitergegeben werden.
Alle relevanten Daten der Rechnungen werden größtenteils automatisiert mit der IRISXtract™ AP Anwendung extrahiert und analysiert (Freiformerkennung) und ans führende ERP ABACUS über die ABACUS-Schnittstelle weitergegeben. Nach Fertigstellung wird automatisch aus den Dokumenten ein komprimiertes PDF-A erstellt.
Sofern Rechnungen mit Bestellbezug bestehen werden diese mit IRISXtract™automatisch geprüft/abgeglichen und im Idealfall (95%) direkt an die Buchung zum Zahlen weitergeleitet. Rechnungen ohne Bestellbezug gehen automatisch in den definierten Genehmigungsworkflow. Die Kreditorenrechnungen werden im revisionssicheren Archiv von Canon, Therefore™ archiviert.
Bereitstellung einer automatischen Rechnungslösung zur Rechnungserfassung, die das ganze Jahr täglich rund um die Uhr verfügbar ist. Der Rechnungseingang ist innerhalb von 24 Stunden beim Genehmigungsinhaber. Automatisierte Prüfung der Rechnungen durch IRISXtract™ unter Berücksichtigung aller Gesetzesvorschriften. Es ist keine manuelle Prüfung notwendig. Produktivitätssteigerung und Prozessoptimierung.
Dank der automatisierten Rechnungsverarbeitung können wir jetzt auch Mitarbeiter ohne buchhalterisches Wissen an den Rechnungseingang einsetzen. Darüber hinaus können wir jetzt mit IRISXtract™ unsere Geschäftsprozesse deutlich optimieren, schaffen Transparenz im gesamten Prozess und können unsere Kosten reduzieren. Wir sind begeistert von dieser Technologie.
Andreas Knecht, Inhaber und Verwaltungsratspräsident, United Group AG
