Digitale Transformation im sozialen Wohnungsbau

DMS optimiert und automatisiert die Prozesse von Valophis

Die Valophis-Gruppe besteht seit mehr als 40 Jahren und ist über die Jahre bedeutend gewachsen. Die Gruppe hat mehrere Standorte bezogen, die alle in Val-de-Marne liegen, aber dennoch relativ dezentrale Dienstleistungen anbieten. Damit die Prozesse verbessert und die Effizienz erhöht werden kann, war es zu einem bestimmten Zeitpunkt unabdingbar, alle zusammenzubringen. Somit hat die Valophis Gruppe entschieden, eine einzige Hauptgeschäftsstelle zu beziehen mit allen Back-Office-Funktionen. Der Gruppe wurde schnell bewusst, dass die große Menge an Dokumenten viel Platz einnehmen wird und Valophis diesen Platz an der neuen Geschäftsstelle besser nutzen muss. Aus diesem Grund wurde die Dematerialisierung zu einem wichtigen Ziel.

Des Weiteren wurde der Valophis-Gruppe klar, dass das DMS wesentliche Möglichkeiten bietet, unter anderem was die Überarbeitung der Prozesse und die Standardisierung des Dokumentenmanagements betrifft. Valophis hat DMS in die Geschäftstools integriert, die weiterhin die Haupttools der Mitarbeiter sind.  Diese sind in das DMS eingebunden und ein nahtloser Wechsel von einem zum anderen ist sehr leicht möglich. Das DMS ist so aufgebaut, dass es die Arbeit der Nutzer erleichtert. Dies erfolgt insbesondere dadurch, dass die Suche nach Dokumenten einfacher ist, sodass sich die Nutzer auf das Dokument konzentrieren können, das sie suchen, und nicht suchen müssen an welchem Ort es sich befindet.

https://vimeo.com/389032155

Die Partnerschaft mit IRIS war äußerst profitabel. IRIS hat unsere Wünsche und Einschränkungen von Anfang an mit einbezogen. Wir haben in gutem Einvernehmen und vertrauensvoll zusammengearbeitet.

Olivier Maizeret, Leiter der Gruppe für den Bereich Digitalisierung und Informationssysteme

Valophis ist ein wichtiger Kunde und unsere Referenz im Bereich Sozialwohnungen. Wir haben eine Lösung auf Basis der gesamten Softwaresuite von IRIS implementiert: von der Erfassung bis zum elektronischen Dokumentenmanagement für alle 35 Geschäftsprozesse, was gleichbedeutend mit 35 DMS Systemen ist. Für Valophis war es wichtig, ein einziges Unternehmen als Editor und Integrator dieser Lösungen zu haben, das aber auch einen Konvertierungsservice einer großen Dokumentendatenbank als outgesourcten Service, wie wir das nennen, anbietet.

Frank Simon, Managing Director, CEO von IRIS Frankreich