IRIS Partner: Canon Schweiz
Die Ypsotec AG mit Sitz in Grenchen entstand aus der 1916 gegründeten Decolletage AG und hat eine lange und traditionsreiche Vergangenheit im Langdrehen. In den letzten 15 Jahren hat sich das Unternehmen zusätzlich in den Bereichen Kurzdrehen, Fräsen, Lasergravieren, Laserschweissen und der Baugruppenmontage erfolgreich weiterentwickelt. Das Unternehmen produziert CNC-Drehteile und -Fräskomponenten an seinen Standorten in der Schweiz und der Tschechischen Republik. Um den manuellen Aufwand für Mitarbeitende zu reduzieren, die vorgegebenen Prozesse konsequent einzuhalten und Fehler zu minimieren, wurde nach erfolgreicher Digitalisierung des Vertragsmanagements auch der Rechnungsverarbeitungsprozess digitalisiert. Das Hauptziel war es mit IRISXtract™, Rechnungen schnell und zentral vorerfassen, effizient bearbeiten und automatisch verbuchen zu können – sowohl am Hauptsitz in der Schweiz als auch an einem weiteren Standort in der Tschechischen Republik.
Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen stellt viele Firmen heute vor eine große Herausforderung, weil die Steuerung solcher Prozesse immer komplexer wird. So auch bei der Ypsotec AG. Rechnungen wurden erst erfasst, nachdem sie intern genehmigt wurden – eine solide Liquiditätsplanung war somit nur schwer möglich. Fehlende Transparenz über den Status zur Bearbeitung und Verbleib der Rechnungen erhöhte den Arbeitsaufwand für die Mitarbeitenden enorm. Zusätzlichen administrativen Aufwand generierte auch die Ablage der Rechnungen mit den zugehörigen Dokumenten sowie die Archivbewirtschaftung. Die zentrale Ablage in der Buchhaltung führte dazu, dass Rückfragen zu alten Rechnungen immer in die Buchhaltung gelangten und sich die Recherche zum Teil sehr aufwendig gestaltete.
Um das steigende Rechnungsvolumen am Hauptsitz in Grenchen ohne Ressourcenaufstockung zu verarbeiten, bedurfte es neuer Wege. Es wurde nach einer Lösung gesucht, die die Prozesse der Ypsotec AG wesentlich verschlankt, weniger fehleranfällig ist und volle Transparenz über den Status und Verbleib der Rechnung gewährleistet.
Dank der veränderten und vereinfachten Arbeitsprozesse haben die Mitarbeitenden der Ypsotec AG einen besseren Überblick über ihre Rechnungen, Lieferanten- und Kundenverträge. Rechnungen stehen sofort digital nach Rechnungseingang für die einheitliche Weiterverarbeitung und zur Konsultation für zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung. Die Mitarbeitenden der Ypsotec AG sind zufrieden und motiviert, mit der neuen Lösung zu arbeiten. «Papierlos, nachverfolgbar, nutzerfreundlich! Die Workflows und Dokumentenablage in Therefore™ sind sehr hilfreich und nicht mehr aus der Firma wegzudenken», so der Abteilungsleiter Gebäude, Andreas Weber. Der Anteil der per Mail eintreffenden Rechnungen wurde auf über 80% gesteigert und reduziert den Erfassungsaufwand deutlich. Alle Defizite der papierbasierten Verarbeitung konnten behoben werden. Bei 95% der Skonto-fähigen Rechnungen kann dieser geltend gemacht werden.
Nach erfolgreicher Einführung der Dokumenten-Management-Lösung muss ich sagen, dass die Entscheidung richtig war. Der Supportaufwand ist gering und die getätigten Updates verliefen sowohl auf dem Server als auch auf den Clients reibungslos.
Patrik Meier, ICT Verantwortlicher, Ypsotec AG
