Très actif au sein des districts scolaires des États-Unis, YellowFolder met en oeuvre la numérisation des dossiers étudiants ainsi que la capture des archives, des dossiers d’éducation, des dossiers administratifs (finances et opérations) et des documents de ressources humaines.
Une fois numérisés, les différents documents sont classés et indexés dans la salle du courrier numérique IRISXtract™. Les fichiers sont ensuite étiquetés avec des métadonnées, vérifiés et transférés vers un système de gestion des documents électroniques (GED) basé dans le Cloud. Les étudiants et les employés peuvent se connecter à ce système à tout moment pour accéder aux fichiers.
La solution de numérisation des dossiers étudiants effectue une classification intelligente pour permettre une extraction facile avec la recherche par mot-clé. En fonction de leur classe et du type de dossier concerné (étudiant ou employé), les documents sont ainsi dûment analysés et indexés sur base de la couche de texte OCR.
Avant le partenariat mis en place avec IRIS, la capture des dossiers étudiants et des archives se faisait de façon manuelle, sans classification ni balisage. L’automatisation de ce processus a permis à YellowFolder d’augmenter sa productivité de plus de 200 % tout en maintenant les normes de précision les plus strictes.
L’automatisation de la numérisation des dossiers étudiants a permis à YellowFolder d’aider davantage d’écoles à se passer de papier et à rendre leurs services plus efficaces.
En collaborant avec IRIS, YellowFolder est devenu le pionnier du secteur de la capture des dossiers étudiants. Nous sommes toujours à la recherche de nouvelles façons d’améliorer nos processus et à l’écoute de nos clients pour pouvoir continuer à fournir un service haut de gamme, avec le meilleur logiciel disponible dans nos écoles, car au final, nos enfants le valent bien.
Mike Nilsson, COO, YellowFolder
