Retour aux études de cas IRIS
Cabinet d’avocats Brinkmann Attorneys
Cabinet d’avocats Brinkmann Attorneys
Partenaire IRIS : Canon Germany
La gestion des comptes débiteurs fait partie des principales activités du cabinet d’avocats Brinkmann Attorneys. Cela implique un volume important de documents légaux entrants par courrier postal et distribués entre les 12 bureaux du cabinet. Wolters Kluwer et Canon ont développé ensemble pour le cabinet un système de numérisation de dossiers juridiques, basée sur la solution d’OCR IRISXtract™. Ce système met en œuvre des flux de travail numériques qui assurent la capture des nombreux documents juridiques et leur attribution au dossier concerné et au responsable en charge.
Le logiciel AnNoText de Wolters Kluwer sert de système central pour la gestion des documents légaux. Au sein de AnNoText, chaque bureau avait l’habitude de gérer sa propre base de données SQL. Les agents attribuaient ainsi leur propre numéro de référence aux dossiers juridiques. Le courrier entrant était trié à la main dans la salle du courrier et parfois envoyé aux avocats ou aux greffiers des autres bureaux. Dans un second temps, les documents légaux à archiver étaient renvoyés à la salle du courrier afin de les numériser et de les attribuer manuellement aux cas traités dans le registre.
Avec environ 8 000 documents entrants par jour, les inconvénients de ce processus se sont avérés de plus en plus évidents : trop chronophage, avec des erreurs dans les itinéraires postaux et un manque flagrant de sécurité des données, ni surveillées ni journalisées dans le système. « Nous voulions automatiser ce processus et faire de la numérisation de dossiers juridiques une première étape. L’attribution des dossiers légaux au bureau concerné devrait avoir lieu dès la collecte des données », explique Jürgen Aust, Responsable Cabinet d’avocats. À l’avenir, le courrier entrant sera numérisé, se verra attribuer un numéro de référence unique et sera transféré vers AnNoText. Les avocats et les greffiers profiteront des avantages des flux de travail numériques et de l’automatisation.
En raison des relations historiques existant entre Brinkmann Attorneys et Wolters Kluwer, le partenariat avec Canon a été une opportunité pour un projet pilote à l’échelle de l’industrie. Deux ateliers de travail ont permis de développer une approche solide pour la numérisation de dossiers juridiques et leur affectation logique à un dossier spécifique. À l’avenir, les documents légaux seront numérisés directement depuis la salle du courrier et lus par la solution d’OCR IRISXtract™ et automatiquement ajoutés aux dossiers concernés.
« Nous avons commencé par intégrer deux de nos 12 bureaux à ces nouveaux flux de travail numériques », explique Jürgen Aust, Responsable Cabinet d’avocats. Les administrateurs travaillent depuis en suivant un workflow entièrement sans papier. Après la numérisation de dossiers juridiques, ils se voient assigner une tâche et peuvent accéder directement aux documents légaux numérisés depuis leur interface habituelle AnNoText. L’identifiant principal de chaque fichier est le numéro unique de référence attribué. En outre, la solution d’OCR IRISXtract™ reconnaît d’autres critères pour garantir une attribution appropriée, suivant que le courrier papier provient d’un tribunal, d’une autorité ou d’un débiteur. »Nous avons entraîné le logiciel d’identification et, dès le début, nous avons veillé à ce que les exigences ne soient pas trop élevées pour que nous soyons immédiatement productifs », explique Jürgen Aust. De cette manière, le taux de reconnaissance automatique a pu passer de 80 % à 90% en quelques semaines. Grâce à la puissance de la solution d’OCR d’IRIS, les flux de travail numériques peuvent aujourd’hui gérer la numérisation de dossiers juridiques en lots mixtes, avec l’assignation qui se fait de manière fiable en arrière-plan. Le cabinet fournit à ses clients les transactions pertinentes via son propre portail afin qu’ils puissent toujours être informés de l’état actuel des procédures de réclamation.
Avec la solution de Canon et Wolters Kluwer, le cabinet d’avocats Brinkmann Attorneys a réduit de moitié les dépenses de personnel pour la collecte et l’attribution des documents légaux. Le montage est plus rapide et plus fluide qu’auparavant. L’entreprise économise aussi de l’espace de stockage, puisque seuls 10 % environ des documents sont conservés.
« Dans le cadre de ce projet pilote, nous avons créé une solution prête à être vendu à d’autres, qui offre une véritable valeur ajoutée, en particulier pour les grands cabinets d’avocats comme le nôtre, malgré le contexte légal très strict en matière de numérisation de dossiers juridiques », déclare Jürgen Aust. Les longs délais de classement et de recherche appartiennent au passé. Seuls les documents légaux illisibles sont encore traités à la main. Les flux de travail numériques enregistrés ont réduit le taux d’erreur dans le traitement et éliminé les étapes inutiles. La solution était opérationnelle en quelques semaines et sera étendue progressivement à l’ensemble du cabinet d’avocats. L’intégration des courriels et des fax dans le système IRIS est d’ores et déjà prévue.
« Nous avons mis en place des flux de travail numériques sans papier et assurons en même temps l’affectation automatique des documents dans les dossiers juridiques appropriés », se félicite Jürgen Aust. Sur les 8 000 documents qui arrivent chaque jour par courrier postal, 2 500 ont été numérisés et attribués automatiquement dès le début du projet. Ce nombre augmente continuellement avec le développement de la solution.
Les scanners de documents AnNoText et Canon couplés à la solution IRISXtract™ Digital Mailroom seront commercialisés en package sous le nom de produit « Mailroom Premium – Le pilote automatique des documents ». Les installations existantes d’AnNoText, comme celle qui était en place chez Brinkmann Attorneys, pourront être mises à jour avec « Mailroom Premium ».
Avec Mailbox Premium de Canon et Wolters Kluwer, nous avons optimisé les flux de travail numériques de notre courrier entrant pour nos divers bureaux. Nous faisons déjà des économies de 50 % pour la gestion de nos documents légaux. Nous envisageons d’étendre la solution, particulièrement à nos cabinets d’avocats ayant un volume de courrier entrant plus important. L’automatisation de la numérisation de dossiers juridiques est essentielle pour fournir aux clients une réelle valeur ajoutée à l’avenir.
Jürgen Aust, Responsable Cabinet d’avocats, Brinkmann Attorneys
