IRIS a installé une solution de traitement intelligent de documents pour gérer le courrier entrant du personnel chez Randstad, la plus grande agence d’intérim en Allemagne. Pour Randstad, l’efficacité des processus métier dans les fonctions des ressources humaines est essentielle au maintien d’un avantage concurrentiel. Randstad a donc pris la décision stratégique de numériser le traitement des dossiers du personnel avec l’aide d’IRISXtract™.
Le logiciel de traitement de documents IRISXtract™ bénéficie de références convaincantes et démontre une expérience confirmée en classification de gros volumes de courrier entrant. Pour un projet de cette envergure, Randstad avait besoin d’un partenaire professionnel et de confiance comme IRIS.
Un élément central de ce projet a été l’introduction d’une solution d’automatisation de la salle de courrier numérique pour le siège principal de Randstad à Eschborn. Chaque année, des dossiers personnels numérique, pour un total de plus de 5 millions de pages, sont automatiquement classés dans plus de 300 types de documents, indexés et transmis au système de gestion des ressources humaines « SAP Records Management ».
En optant pour la mise en place d’un logiciel de traitement intelligent de documents, Randstad a pu réduire considérablement les coûts de tri, de saisie et de transferts manuels. Elle peut assurer plus rapidement le traitement des dossiers du personnel et même prendre en charge des traitements supplémentaires de manière plus efficace.
« L’introduction des dossiers personnels numériques et le traitement automatique du courrier entrant constituent un projet central et stratégique pour Randstad. Avec cette solution pour le traitement intelligent des documents RH entrants, nous avons considérablement amélioré l’efficacité et l’efficience de nos processus métier. Pour Randstad, le gain économique est immense par rapport au traitement papier. » déclare Werner Schultheis, directeur informatique de Randstad.
La première étape du projet a été l’installation du logiciel de traitement intelligent de documents IRISXtract™ pour traiter les 3 millions de pages reçues par an. Le système de traitement des dossiers du personnel a ensuite été configuré pour traiter et archiver plus de 300 types différents de dossiers personnels numériques, en fonction des besoins de l’entreprise.
Ainsi, les documents entrants sont numérisés, classés et indexés automatiquement par IRISXtract™ en fonction du type de document, puis des données supplémentaires sont automatiquement extraites. Les données sont ensuite transmises par IRISXtract™ au système RH « SAP Records Management » pour un traitement ultérieur. L’archivage des documents se fait dans le système de gestion de contenu IBM CommonStore.
Depuis, Randstad et IRIS ont mis à niveau l’installation pour traiter également les factures entrantes, les fichiers d’application et les avis de paiement. XMailFetcher a également été installé pour la conversion des courriels entrants.
Avec IRISXtract™, Randstad a pu porter le volume total de pages traitées à 5 millions.
« Nous avons choisi IRIS pour son logiciel de traitement de documents IRISXtract™. Nous cherchions une plate-forme innovante et efficace, capable d’assurer le traitement intelligent de documents de différents types. » Werner Schultheis, directeur informatique chez Randstad se réjouit de la collaboration avec IRIS.
« L’installation chez Randstad confirme l’efficacité d’IRISXtract™ pour le traitement intelligent des documents et, plus particulièrement, l’automatisation du traitement des dossiers du personnel. »
Manfred Traeger, Directeur des ventes pour le secteur de services, IRIS
